Usman
Suwandi
Auditor dan trainer Medical Device Directive
(MDD), ISO 13485, ISO 9001, ISO 14971.
1. Pendahuluan
Perubahan desain alat kesehatan dan sistem
manajemen mutu produsen alat kesehatan dapat mempunyai potensi risiko terhadap
keamanan pengguna alat kesehatan, pasien atau alat lain. Produk alat kesehatan
mempunyai range yang sangat luas,
sehingga perubahan yang sama dapat mempunyai dampak risiko berbeda berbeda
untuk alat kesehatan yag berbeda. Perubahan yang sama mungkin akan mempunyai
dampak risiko signifikan terhadap keamanan pengguna atau pasien namun untuk
jenis alat kesehatan lain mungkin kurang begitu bermakna. Dengan demikian
produsen perlu berhati-hati sebelum menerapkan
perubahan. Produsen perlu mengikuti langkah langkah yang diperlukan untuk
mengevaluasi dan memutuskan keberteriman risikonya sebelum menerapkan
perubahan.
Perubahan produk dianggap signifikan jika
perubahan dapat mempengaruhi :
-
Kesesuaian dengan persyaratan penting dan /
atau
-
Indikasi dan / atau kontraindikasi dan / atau
peringatan yang ditentukan oleh produsen.
Perubahan sistem manajemen mutu dianggap
signifikan jika:
- Perubahan mempengaruhi kepatuhan alat kesehatan
yang dicakup oleh sistem mutu dengan persyaratan penting atau jenis / desain
yang disetujui.
-
Perubahan memengaruhi kepatuhan sistem mutu
terhadap persyaratan yang ditetapkan produsen sendiri (misalnya jika pabrikan
mengubah pengarsipan dari kertas ke penyimpanan elektronik).
Tulisan ini memberikan contoh-contoh
perubahan yang berpotensi mempunyai dampak risiko signifikan terhadap kemanan alat
kesehatan, dengan harapan pembaca memahami pentingnya melakukan evaluasi sebelum
melakukan perubahan produk atau sistem manjemen mutu.
Bagi produsen yang sudah menerapkan sistem
manajemen mutu ISO 13485:2016, tentu akan lebih mudah untuk menetapkan langkah-langkah
yang diperlukan sebelum menerapkan perubahan karena dalam standard tersebut
menetapkan syarat untuk mengendalikan perubahan alat kesehatan dan mengelola
perubahan sistem manajemen mutu.
2. Perubahan produk dan sistem manajemen mutu
Perubahan desain alat kesehatan, diatur didalam
ISO 13485:2016 sub pasal “7.3.9 Pengendalian perubahan desain dan pengembangan”,
yang menetapkan syarat sebagai berikut:
- Organisasi harus mendokumentasikan prosedur
untuk mengendalikan perubahan desain dan pengembangan. Organisasi harus
menentukan pentingnya perubahan terhadap fungsi, kinerja, kesesuaian, keamanan
dan syarat regulatori yang berlaku bagi alat
kesehatan dan maksud penggunaannya / “intended
use”.
-
Perubahan desain dan pengembangan harus
diidentifikasi. Sebelum diterapkan, perubahan harus:
·
ditinjau;
·
diverifikasi;
·
divalidasi, jika sesuai;
·
disahkan.
-
Tinjauan perubahan desain dan pengembangan
harus meliputi evaluasi efek perubahan terhadap part utama / “constituent parts” dan produk sedang dalam
proses atau produk yang telah dikirim, input atau output manajemen risiko dan
proses realisasi produk.
-
Catatan perubahan, tinjauan dan tindakan yang
diperlukan harus disimpan.
Mengenai perubahan sistem
manajemen mutu diatur di dalam ISO 13485:2016 sub pasal 4.1.4 yang menetapkan
syarat bahwa organisasi harus mengelola proses sistem manajemen mutu tersebut
sesuai dengan syarat standar internasional ISO 13485:2016 dan syarat regulatori
yang berlaku. Perubahan yang dilakukan terhadap proses tersebut harus:
- Dievaluasi mengenai dampaknya terhadap sistem manajemen mutu;
- Dievaluasi mengenai dampaknya terhadap alat kesehatan yang diproduksi dibawah sistem manajemen mutu tersebut;
- Dikendalikan sesuai dengan syarat standar ISO 13485:2016 dan syarat regulatori yang berlaku.
Demikian juga di dalam ISO 13485:2016 sub pasal
“5.4.2 perencanaan sistem manajemen mutu” menetapkan syarat bahwa top manajemen
harus memastikan bahwa:
- Perencanaan sistem manajemen mutu dilakukan dalam upaya untuk memenuhi syarat yang ditetapkan dalam sub klausul 4.1, maupun tujuan mutu.
- Integritas sistem manajemen mutu dipelihara ketika perubahan terhadap sistem manajemen mutu direncanakan dan diterapkan.
MDD juga mensyaratkan bahwa perubahan tertentu
pada alat kesehatan atau sistem manajemen mutu harus diberitahukan kepada “Notified Body”. Kriteria
untuk menyetujui perubahan alat kesehatan yaitu pemenuhan terhadap persyaratan
penting yang berlaku untuk alat kesehatan yang bersangkutan dan apakah
dokumentasi terkait telah diperbarui dengan benar.
Pada dasarnya, pemberitahuan diperlukan jika
ada “perubahan signifikan” terhadap sistem kualitas.
“Notified
Body” akan :
(a)
Memutuskan apakah sistem
mutu yang diubah masih memenuhi persyaratan penilaian kesesuaian.
(b)
Menilai apakah perubahan
pada sistem mutu dapat mempengaruhi pemenuhan persyaratan penting alat
kesehatan yang diproduksi.
Produsen perlu menetapkan, memelihara, dan
menerapkan prosedur untuk mengkategorikan dan menerapkan setiap perubahan pada
desain / jenis alat kesehatan (termasuk perangkat lunak/ software) dan / atau
sistem mutu dan / atau range produk. Apakah perubahan tersebut dianggap
signifikan atau tidak sgnifikan.
3. Langkah produsen untuk
menilai perubahan.
Produsen perlu mendokumentasikan tanggung jawab
dan wewenangnya selama menerapkan perubahan dan mendokumentasikan berbagai
bukti:
-
Kebutuhan dan keinginan mengubah alat kesehatan,
sistem mutu atau range produk yang
dicakup oleh sistem mutu
-
Melakukan verifikasi dan validasi untuk
mengambil keputusan memodifikasi produk secara efektif atau range produk atau
sistem mutu yang terkait dengan proses manajemen risikonya
-
Memperbarui dokumentasi teknis alat kesehatan
- Menentuan rencana menerapkan perubahan dengan
memantau tahapan perubahan dan tetap memenuhi persyaratan peraturan
-
Menentuan apakah perubahan itu penting atau
tidak
-
Memutuskan untuk menerapkan perubahan yang akan
dilakukan dan waktu pelaksanaannya
-
Pelaksanaan dari perubahan.
4. Perubahan produk
Perubahan produk dianggap signifikan jika
perubahan dapat memengaruhi:
-
Kesesuaian dengan persyaratan penting dan /
atau
-
Indikasi dan / atau kontraindikasi dan / atau peringatan
yang ditentukan oleh produsen.
Contoh berikut dapat digunakan sebagai
pertimbangan untuk menentukan apakah suatu perubahan produk dianggap signifikan:
-
Perubahan “intended
use” dan / atau spesifikasi kinerja alat kesehatan
-
Perubahan material / komponen dari alat
kesehatan
-
Perubahan pemasok
-
Apakah ada bahaya / hazard baru yang sebelumnya belum ditangani?
-
Apakah ada pengaruh risiko yang terkait dengan
bahaya yang ada?
-
Apakah perubahan menimbulkan kebutuhan untuk
mengubah indikasi atau kontraindikasi untuk penggunaan atau peringatan/ warning
yang diperlukan untuk memastikan keamanan dan efikasi terhadap tujuan
penggunaan alat kesehatan?
-
Apakah perubahan menyebabkan alat kesehatan
akan memiliki pengguna akhir yang berbeda atau digunakan dengan cara yang
berbeda?
-
Apakah perubahan mengakibatkan data klinis /
evaluasi kinerja data alat kesehatan asli tidak cukup untuk memastikan
kesesuaian alat kesehatan yang diubah dengan karakteristik dan kinerja yang
diperlukan?
-
Apakah perubahan merupakan akibat dari tindakan
yang dilakukan terkait dengan kekhawatiran yang timbul dari “Post market surveillance” termasuk
insiden/ penarikan/ pengaduan alat kesehatan?
-
Apakah perubahan didorong oleh adanya
perkembangan keadaan terkini ?
-
Apakah perubahan yang terkait dengan proses
manufaktur, fasilitas atau peralatan berdampak pada keamanan atau kinerja
produk?
5. Perubahan sistem mutu
Perubahan sistem mutu dianggap signifikan,
jika:
-
Perubahan memengaruhi pemenuhan alat kesehatan
yang dicakup oleh sistem mutu terhadap persyaratan penting atau jenis / desain
yang disetujui.
-
Perubahan memengaruhi kepatuhan sistem mutu
dengan persyaratan yang ditetapkan produsen sendiri (misalnya jika pabrikan
mengubah cara pengarsipan dari kertas ke penyimpanan elektronik).
Contoh berikut dapat digunakan sebagai
pertimbangan untuk memutuskan apakah perubahan sistem manajemen mutu dianggap
signifikan:
- Apakah perubahan yang terkait dengan proses
manufaktur, fasilitas atau peralatan berdampak terhadap keamanan atau kinerja
produk?
-
Apakah perubahan memengaruhi teknologi
manufaktur (proses dan peralatan)?
-
Apakah perubahan memengaruhi lokasi aktivitas
fabrikasi?
-
Apakah perubahan memengaruhi kesesuaian produk
dengan persyaratan penting atau jenis / desain yang disetujui (misalnya,
perubahan pemasok)?
- Apakah perubahan memengaruhi ketentuan yang
diterapkan untuk mencapai kepatuhan berkelanjutan dari sistem mutu dengan
standar yang relevan dan / atau persyaratan direktif (mis. verifikasi
desain, validasi desain, struktur organisasi, interaksi proses, prosedur
kontrol kualitas, penambahan atau penghapusan atau pindah fasilitas)?
-
Apakah perubahan memengaruhi organisasi
pabrikan?
6. Contoh perubahan
Di bagian ini, kasus-kasus tertentu dijelaskan
untuk memberikan gambaran prinsip-prinsip yang dijelaskan di atas dan tindakan
yang perlu dilakukan.
a. Perubahan desain (umum)
Perubahan desain mempunyai spektrum yang luas
mulai dari perubahan teknik minor sampai perubahan besar mengenai
prinsip-prinsip pengoperasian alat kesehatan. Semua perubahan desain harus
dievaluasi, diverifikasi dan divalidasi sesuai dengan prosedur terdokumentasi
seperti disyaratkan dalam ISO 13485:2016 subpasal 7.3.9.
b. Perubahan pada
mekanisme pengendali
Hampir semua perubahan mengenai mekanisme pengendalian
alat kesehatan menimbulkan potensi pengaruh terhadap keamanan dan kinerja. Oleh
karena itu, kebanyakan perubahan ini dianggap signifikan.
Mekanisme pengendali adalah alat untuk
memverifikasi atau memeriksa bahwa spesifikasi atau output alat kesehatan
memenuhi standar atau spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya. Mekanisme
pengendali merupakan mekanisme yang digunakan untuk mempertahankan kontrol yang
sedang berlangsung atau mengatur output alat kesehatan.
c. Perubahan pada prinsip pengoperasian
Mirip dengan perubahan dalam mekanisme kontrol,
perubahan prinsip-prinsip pengoperasian, termasuk perubahan mengenai sumber
energi yang digunakan oleh alat kesehatan, biasanya dianggap signifikan.
Perubahan ini sering disertai dengan perubahan signifikan pada pelabelan alat
kesehatan.
Prinsip-prinsip pengoperasian adalah sarana
dimana alat kesehatan akan menghasilkan atau memberikan efek yang dimaksudkan
atau sesuai yang diharapkan. Mereka merupakan sarana di mana alat kesehatan
dapat memiliki pengaruh tertentu pada seseorang atau lingkungannya.
d. Perubahan spesifikasi
desain
Perubahan spesifikasi desain (termasuk
perubahan tanggal kedaluwarsa, kemasan primer atau jenis energi), fisik,
dimensi, spesifikasi lingkungan, ergonomi interface pengguna pasien,
mungkin dianggap signifikan jika mempengaruhi indikasi untuk penggunaan atau
kinerja alat kesehatan atau meningkatkan masalah keamanan dan kinerja baru.
Jika jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut
adalah ya, maka kemungkinan besar perubahan desain dianggap signifikan:
1. Apakah perubahan
desain mempengaruhi indikasi atau kontraindikasi untuk penggunaan atau peringatan/
warning yang diperlukan untuk memastikan keamanan dan kinerja alat kesehatan yang
dimaksudkan?
2. Apakah diperlukan data
klinis lebih lanjut untuk mendukung keamanan dan kinerja alat kesehatan yang
diubah?
3. Apakah hasil
analisis risiko, yang dilakukan selama proses verifikasi dan validasi desain,
menimbulkan isu-isu baru tentang keselamatan dan kinerja?
4. Apakah perubahan memengaruhi kinerja alat
kesehatan?
Dalam kasus di mana perubahan hanya terdiri
dari pengetatan spesifikasi desain dari toleransi yang ditentukan dan tidak ada
fitur baru, biasanya perubahan tersebut tidak dianggap signifikan.
e.Perubahan perangkat
lunak / software
Kebanyakan perubahan perangkat lunak dari alat
kesehatan memerlukan evaluasi dan contoh berikut sering dianggap perubahan signifikan:
- Perubahan perangkat lunak, yang memengaruhi
kontrol alat kesehatan, yang dapat mengubah diagnosis atau terapi yang disampaikan
ke pasien;
-
Perubahan perangkat lunak yang memodifikasi
suatu algoritma yang berdampak pada diagnosis atau terapi yang disampaikan;
-
Perubahan perangkat lunak yang berdampak pada
cara data dibaca atau ditafsirkan oleh pengguna, sehingga treatment atau
diagnosis pasien dapat berubah bila dibandingkan dengan versi perangkat lunak
sebelumnya;
-
Penambahan fitur baru ke perangkat lunak yang
dapat mengubah diagnosis atau terapi yang disampaikan ke pasien;
-
Pengenalan atau penghapusan fungsi alarm baru
dari perangkat lunak sedemikian rupa sehingga respons terhadap konfigurasi baru
dapat mengubah treatment terhadap pasien dibandingkan dengan versi perangkat
lunak sebelumnya;
Berikut ini tidak dianggap perubahan signifikan:
-
Perubahan perangkat lunak yang hanya
memperkenalkan fitur yang tidak terapeutik dan / atau tidak diagnostik seperti mencetak,
mengirim faks, meningkatkan kejelasan gambar, format pelaporan atau dukungan
bahasa tambahan.
-
Perubahan perangkat lunak yang hanya
memodifikasi tampilan interface pengguna dengan risiko berdampak pada diagnosis
atau terapi yang dikirimkan ke pasien, yang dapat diabaikan.
-
Perubahan perangkat lunak yang menonaktifkan
fitur yang tidak berinteraksi dengan fitur lain
f. Perubahan pelabelan
Perubahan terhadap alat kesehatan, termasuk
perubahan spesifikasi dan kinerja, sering kali diikuti dengan perubahan label.
Perubahan label mungkin juga terjadi sebagai respons terhadap perubahan persyaratan
pengguna.
Perubahan intended use atau indikasi untuk
penggunaan/ indication for use, dianggap signifikan
kecuali perubahan tersebut sudah berada dalam set indikasi yang sudah
disetujui. Perubahan dalam set indikasi yang disetujui harus dievaluasi. Namun,
jika batasan untuk indikasi penggunaan diperkenalkan sebagai akibat adanya
pertimbangan terkait dengan keamanan dan efektivitas penggunaan alat kesehatan,
maka kontraindikasi harus ditambahkan. Ini dianggap sebagai perubahan
signifikan.
Penghapusan kontraindikasi, seperti "bukan
untuk penggunaan pediatric" dianggap sebagai perubahan signifikan.
Perubahan kecil untuk memperjelas kata-kata
yang tertera pada peringatan/ warning
dan tindakan pencegahan/ precaution mungkin tidak signifikan. Namun, dalam
kasus di mana perubahan ini menambah atau menghapus kontraindikasi, atau
menghapus peringatan atau tindakan pencegahan, maka dianggap signifikan.
Perubahan yang dilakukan pada pelabelan
semata-mata untuk tujuan klarifikasi instruksi supaya lebih mudah, lebih aman
atau lebih efektif untuk digunakan, tidak dianggap signifikan. Sebagai contoh,
pelabelan kadang membutuhkan modifikasi dalam bahasa dan struktur untuk
digunakan oleh orang awam. Asalkan tidak ada perubahan indikasi untuk penggunaan/
“indication for use”, maka perubahan
ini tidak signifikan.
Perubahan pada pelabelan untuk memasukkan
bahasa tambahan yang diperlukan oleh peraturan lainnya, dianggap tidak signifikan.
Perubahan dalam umur simpan/ “shelf life” dianggap sebagai perubahan
signifikan.
g. Perubahan proses
manufaktur, fasilitas, atau peralatan
Perubahan proses manufaktur, fasilitas, atau
peralatan yang memengaruhi keselamatan atau kinerja alat kesehatan dianggap
signifikan. Misalnya, perubahan proses pengemasan primer untuk alat kesehatan
steril, yang merupakan komponen manufaktur.
Dalam kasus dimana nama dan alamat produsen
pada label tetap sama tetapi fasilitas manufaktur baru ditambahkan atau
fasilitas produksi dipindahkan, dianggap perubahan yang signifkan.
Ketika proses manufaktur, fasilitas atau
peralatan yang penting/ critical berubah, dianggap sebagai perubahan signifikan.
Mengubah kriteria penerimaan tes atau metode
tes atau penghapusan kriteria penerimaan tes, pemeriksaan dalam proses, atau
inspeksi akhir, dianggap signifikan.
h. Perubahan sterilisasi
Perubahan prosedur sterilisasi sering dianggap
signifikan.
Sifat sterilisasi sedemikian rupa sehingga
tidak mungkin ditentukan dengan inspeksi dan pengujian untuk menentukan bahwa
sterilisasi alat kesehatan telah berhasil. Alat kesehatan dianggap steril jika
produsen dapat menunjukkan tingkat jaminan sterilitas (SAL) 10-6 atau lebih baik. Proses
sterilisasi perlu diverifikasi dan divalidasi dan kinerjanya harus secara rutin
dipantau.
Terkait dengan sterilisasi, perubahan berikut
dianggap signifikan:
- Perubahan yang meningkatkan jumah bioburden
atau adanya organisme yang lebih sulit untuk disterilisasi.
-
Perubahan lokasi manufaktur.
-
Desain alat kesehatan dan perubahan material
yang memberikan fitur yang lebih sulit disterilkan.
-
Perubahan proses sterilisasi atau peralatan
atau parameter siklus.
-
Perubahan provider layanan sterilisasi.
-
Perubahan kerapatan atau konfigurasi muatan
sterilisasi.
-
Perubahan pada verifikasi kontrol kualitas dan
proses validasi.
Ini juga berlaku untuk perubahan kemasan alat
kesehatan yang menjadi subyek sterilisasi. Secara umum, setiap perubahan pada
metode atau proses sterilisasi alat kesehatan, atau perubahan pada kemasan
untuk sterilisasi alat kesehatan dianggap sebagai perubahan signifikan.
Perubahan karakteristik kemasan alat kesehatan steril, konfigurasi atau
kepadatan dapat mempengaruhi penyerapan atau penetrasi sterilant, tingkat
residu (jika ada) dan efektivitas proses sterilisasi selain keamanan alat
kesehatan steril. Masalah kompatibilitas antara bahan pengemas dan proses
sterilisasi juga harus dipertimbangkan untuk memastikan bahwa integritas segel
tidak terpengaruh dan bahwa kemasan tetap menjaga fungsionalitas dan keamanan alat
kesehatan selama “shelf life” yang dinyatakan.
Bekasi, 17 Januari 2019.
Referensi :
- - Directive 93/42/EEC concerning medical devices
- - Directive 2007/47/EC
- - ISO 13485:2016 Medical Devices – QMS – Requirements for regulatory purposes
- - NBOG – BPG-2014-3 Guidance for manufacturers and Notified Bodies on reporting of Design Changes and Changes of the Quality System
No comments:
Post a Comment