VALIDASI PROSES

Usman Suwandi

Auditor dan Trainer Medical Device Directive (MDD), ISO 13485, ISO 9001

Validasi proses merupakan cara pengendalian yang disyaratkan Standar ISO 13485:2016. Validasi proses yang efektif akan berkontribusi untuk memastikan kualitas dan keselamatan alat kesehatan (Alkes) yang diproduksi. Validasi merupakan pengujian bahwa hasil dan tujuan yang diharapkan dapat tercapai. Maksudnya jelas, produsen alat kesehatan diharuskan untuk melakukan validasi proses produksi/ realisasi alat kesehatan dimana hasil dan outputnya tidak dapat dikontrol pada akhir proses atau yang memiliki produk jadi yang tidak dapat dipantau, diukur, dan diverifikasi. Misalnya, setelah kegiatan sterilisasi dan pengemasan primer (barrier steril), tidak mungkin untuk membuka masing-masing alat kesehatan dan menguji sterilitasnya.

Inilah sebabnya perlunya memastikan sterilitas melalui pengendalian variable proses. Untuk memastikan bahwa proses bekerja sesuai dengan spesifikasi dan memberikan hasil yang diharapkan, maka harus melakukan validasi proses.

Validasi proses sebagai persyaratan standar ISO 13485:2016

Klausa – 7.5.6 validasi proses untuk ketetapan produksi dan servis, menetapkan syarat sebagai berikut:

Organisasi harus melakukan validasi proses untuk ketentuan produksi dan servis dimana hasil output tidak dapat atau tidak diverifikasi pada pemantauan atau pengukuran berikutnya dan, sebagai konsekuensinya, defisiensi akan terlihat hanya sesudah produk digunakan atau servis telah disampaikan.

Validasi harus memperlihatkan kemampuan proses tersebut untuk mendapatkan hasil yang direncanakan secara konsisten.

Organisasi harus mendokumentasikan prosedur untuk validasi proses, meliputi :

a)    Kriteria yang ditetapkan untuk meninjau dan mengesahkan proses;

b)    Kualifikasi alat dan kualifikasi personil;

c)    Penggunaan metode khusus, prosedur dan kriteria penerimaan;

d)    Jika sesuai, teknik statistik dengan berdasarkan  ukuran sampel;

e)    Syarat untuk catatan;

f)     Pengesahan perubahan terhadap proses.

Organisasi harus mendokumentasikan prosedur untuk validasi aplikasi perangkat lunak komputer yang digunakan dalam ketentuan produksi dan servis. Aplikasi perangkat lunak semacam itu harus divalidasi sebelum penggunaan awal dan jika sesuai, sesudah perubahan terhadap perangkat lunak semacam itu atau aplikasinya. Pendekatan khusus dan aktivitas terkait dengan validasi perangkat lunak dan validasi ulang harus sebanding dengan risiko terkait dengan penggunaan perangkat lunak, termasuk efek mengenai kemampuan produk untuk memenuhi terhadap spesifikasi. 

Catatan hasil dan kesimpulan validasi serta tindakan yang diperlukan dari validasi harus dipelihara.

Proses

Suatu aktivitas atau seperangkat aktivitas yang menggunakan sumber daya untuk merubah input menjadi output dapat dianggap sebagai proses.  Supaya suatu proses dapat berfungsi secara efektif, organisasi sebaiknya mengidentifikasi dan mengelola berbagai proses yang saling berhubungan. Output dari suatu proses sering menjadi input bagi proses berikutnya. Identifikasi dan pengelolaan proses di dalam organisasi secara sistematis dan interaksi diantara proses tersebut, dianggap sebagai “pendekatan proses”.

Dalam banyak hal suatu proses terdiri dari berbagai rangkaian aktivitas yang saling berkaitan. Tidak ada tahapan dalam rangkaian ini dapat dilakukan sebelum tahap sebelumnya (dapat juga paralel) telah selesai.

Kadang kadang pengertian proses disamakan dengan prosedur padahal keduanya berbeda. Proses biasanya dikaitkan untuk menjawab pertanyaan apa, misalnya apa tahap selanjutnya, sedangkan prosedur biasanya digunakan untuk menjawab bagaimana, misalnya bagaimana penyimpanan produk tersebut dilakukan.

Proses didefinisikan sebagai seperangkat aktivitas yang saling terkait dan berinteraksi yang menggunakan input untuk menghasilkan suatu hasil yang dikehendaki / “intended result”.

• Apakah hasil yang dikehendaki dari suatu proses dinamakan output, produk atau servis, tergantung pada konteks referensinya.
• Input suatu proses pada umumnya merupakan output dari proses lain dan output suatu proses pada umumnya merupakan input untuk proses lain.
• Dua atau lebih proses yang saling terkait dan berinteraksi secara berurutan juga dapat disebut sebagai satu proses.
• Proses dalam organisasi pada umumnya direncanakan dan dilakukan dibawah kondisi terkendali supaya mempunyai nilai tambah.
• Poses dimana kesesuaian output yang dihasilkan tidak dapat diverifikasi dengan mudah atau ekonomis, sering disebut sebagai “special process”.
• Dalam beberapa proses, beberapa input menjadi output tanpa ada transformasi misalnya blueprint yang digunakan dalam proses manufaktur atau katalis dalam proses kimia.

Manajemen proses berarti mengelola dan mengendalikan proses yang ada di dalam organisasi. Dengan mengetahui semua proses yang ada dalam organisasi, maupun struktur organisasi, sumber daya yang sesuai dan manajemen yang terlibat, maka proses akan dapat dioptimalkan dan ditingkatkan secara terus menerus. Sumber daya termasuk personil, keuangan, fasilitas, peralatan, teknik dan metode.

Manajemen proses tidak hanya dokumentasi proses dan fokus pada pelanggan, tetapi juga identifikasi dan prioritas proses organisasi, keselarasannya dengan strategi organisasi dan pengendalian maupun pemantauan proses. Optimalisasi proses menggunakan ukuran dan tujuan proses akan meningkatkan hasil kinerja organisasi.

Jenis proses

Berbagai proses yang ada dalam organisasi dapat dikelompokkan antara satu dengan yang lain. Pengelompokan proses tersebut akan memperjelas proses yang ada dan memperjelas hubungan proses yang satu dengan yang lain.

a.  Proses bisnis

Proses bisnis terdiri dari proses inti, proses manajemen dan proses pendukung maupun proses pengembangan sumber daya.

b.  Proses inti

Proses inti pada dasarnya merupakan aktivitas inti yang ada dalam organisasi dan mempunyai ciri ciri sebagai berikut:

• Mempunyai nilai tambah
• Pelanggan eksternal menentukan mulainya dan berakhirnya proses
• Proses tersebut mempunyai peranan besar dalam menentukan keberhasilan organisasi dan terhadap kepuasan pelanggan
• Hasil proses berpengaruh langsung terhadap pelanggan

Setiap organisasi mempunyai proses inti yang berbeda beda. Sebagai contoh, aktivitas pemeliharaan mesin produksi merupakan proses pendukung bagi perusahaan obat, tetapi bagi organisasi pembuat mesin, ia dapat menjadi proses inti karena merupakan bagian servis paska jual yang sangat penting dan sangat memberikan nilai tambah bagi keberhasilan perusahaan. Karena peranannya yang sangat penting bagi keberhasilan perusahaan, maka diperlukan orang yang mempunyai kemampuan dan ketrampilan memadai di dalam proses inti tersebut. Tidak adanya kemampuan dan ketrampilan akan dapat menyebabkan masalah dikemudian hari.

c.  Proses pendukung.

Proses pendukung tidak menambah nilai secara langsung dan pengaruhnya tidak langsung dirasakan oleh pelanggan, sebagai contoh keuangan, logistik, gudang pada perusahaan manufaktur.

d.  Proses manajemen.

Proses manajemen mempunyai sifat pengendalian atau keputusan atau kepemimpinan, misal perencanaan sumber daya manusia, strategi, perencanaan organisasi, kebijakan dan tujuan organisasi.

Deskripi proses

Deskripsi proses mempunyai peranan penting untuk mencapai tujuan dan visi organisasi. Dasar penggambaran proses dalam organisasi yaitu analisa hubungan pelanggan dan pemasok demikian juga pemahaman isu eksternal dan internal serta harapan pihak pihak berkepentingan termasuk peraturan.

Perlu untuk membuat daftar hubungan pelanggan dan pemasok; daftar isu eksternal dan internal; daftar harapan pihak berkepentingan. Hasil yang diharapkan oleh pelanggan, pihak berkepentingan dan isu eksternal dan internal organisasi, merupakan dasar pembuatan proses dan prosedur. Penggambaran proses ini dapat menjamin pandangan yang berorientasi pada pelanggan sesuai dengan konteks organisasi dan meniadakan hasil yang tidak berorientasi pada pelanggan. Dengan demikian setiap proses setidaknya mempunyai satu pelanggan. Dalam pengertian manajemen proses, pelanggan dapat berasal dari eksternal maupun internal.

Untuk menggambarkan rangkaian tahapan proses, dapat menggunakan alat bantu yang berbeda. Untuk melakukan visualisasi rangkaian tersebut dapat menggunakan diagram alir atau matrik departemen.

Diagram alir banyak dipilih untuk menggambarkan proses atau kegiatan dalam organisasi. Disamping menggambarkan rangkaian proses atau kegiatan, di dalamnya juga dapat dimasukkan tanggung jawab untuk pelaksanaan, hubungan dengan kegiatan lain dan inspeksi atau pemantauan yang dilakukan beserta dokumen yang terkait. Diagram alir sebaiknya dibuat tidak terlalu rinci, sedangkan diskripsi kerja yang menyertainya dapat diuraikan lebih rinci. Matrik departemen juga dapat digunakan untuk menggambarkan rangkaian tahapan proses atau kegiatan, terutama untuk menunjukkan hubungan antar departemen.

Salah satu prinsip pendekatan proses yaitu hasil yang konsisten dan dapat diprediksi, akan dicapai lebih efetif dan efisien apabila aktivitas dipahami dan dikelola sebagai proses yang saling berkaitan, yang berfungsi sebagai suatu sistem yang koheren.

Validasi proses

Validasi proses adalah kegiatan mengumpulkan dan mengevaluasi data proses yang terencana secara sistematis, yang memberikan bukti bahwa suatu proses mampu secara konsisten memberikan hasil yang diharapkan. Tujuannya adalah untuk mendapatkan tingkat jaminan mengenai kinerja suatu proses. Jaminan ini akan diperoleh dari informasi dan data obyektif yang menunjukkan bahwa proses mampu menghasilkan produk secara konsisten sesuai spesifikasi.

Tim validasi

Untuk memulai dan menerapkan validasi proses, sebaiknya dipertimbangkan oleh beberapa pihak terkait dengan proses realisasi alat kesehatan. Masing-masing pihak bersama-sama merencanakan validasi secara efektif.

Siapa yang sebaiknya terlibat dalam tim validasi?

•  Penelitian dan pengembangan akan memberikan masukan terkait                  o   Proses mana yang harus divalidasi terkait dengan output yang tidak dapat               diverifikasi                                                      o   Risiko terkait yang harus ditangani dan dikendalikan.
•   Bagian regulasi yang akan menyediakan semua input relevan terhadap persyaratan peraturan yang harus diperhitungkan dan pengaruhnya terhadap validasi proses.
• Jaminan kualitas yang bertanggung jawab terhadap perencanaan dan implementasi sistem dan proses pemantauan, analisis data, dan sistem pelaporan dan peringatan/ alert system.
• Bagian teknik yang akan merencanakan implementasi pengendalian pada mesin dan peralatan yang terlibat dalam proses.
•  Produksi yang membagikan pendapatnya tentang cara menerapkan validasi secara efektif di seluruh proses realisasi.

Tim validasi yang dibentuk sebaiknya didokumentasikan

Mengevaluasi dan mengidentifikasi proses yang perlu divalidasi atau diverifikasi

Sebelum kita merencanakan validasi suatu proses, maka kita harus memutuskan apakah suatu proses perlu dilakukan validasi atau verifikasi. Apa perbedaan antara proses yang perlu diverifikasi dan yang perlu divalidasi?

Sebelum membahas lebih lanjut tentang validasi, sebaiknya kita perlu mengetahui definisi validasi dan verifikasi terlebih dahulu. Berikut definisi sesuai ISO 9000:2015.

•     Verifikasi yaitu konfirmasi melalui penyediaan bukti obyektif, bahwa persyaratan yang ditetapkan telah dipenuhi. Bukti obyektif yang diperlukan untuk verifikasi dapat berupa hasil inspeksi atau bentuk determinasi lainnya seperti malakukan kalkulasi alternatif atau tinjauan dokumen. Aktivitas yang dilakukan untuk verifikasi kadang kadang disebut dengan proses kualifikasi.

•   Validasi yaitu konfirmasi melalui penyediaan bukti obyektif, bahwa maksud penggunaan atau aplikasi tertentu sudah dipenuhi. Bukti obyektif yang dibutuhkan untuk validasi adalah hasil pengujian atau bentuk determinasi lain seperti malakukan kalkulasi atau tinjauan dokumen. Kondisi penggunaan untuk valdasi dapat nyata atau disimulasikan.

ISO 11135:2014 dan ISO 11137-1:2015 mendefinisikan validasi sebagai prosedur terdokumentasi untuk mendapatkan, mencatat dan menafsirkan hasil yang diperlukan untuk menetapkan bahwa suatu proses akan secara konsisten menghasilkan produk yang sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan.

Validasi proses harus mengacu pada proses di mana kekurangannya menjadi jelas hanya setelah produk digunakan atau servis telah disampaikan. Konsep utama Standar ISO 13485 adalah menentukan bahwa setiap tahap realisasi harus dikontrol untuk memastikan setiap hasil proses dan produk akan memenuhi semua spesifikasi. Apabila alat kesehatan dan komponennya, karakteristiknya, maksud penggunaannya, kinerjanya, dan keselamatannya, tidak dapat dijamin hanya dengan inspeksi atau pengujian produk, maka validasi dapat memberikan jaminan hal tersebut.

Langkah pertama adalah memeriksa dampak suatu proses terhadap kualitas dan keselamatan alat kesehatan. Ketika pengaruh proses terhadap akes cukup besar, maka kualitas dan keselamatan alat kesehatan akan dipengaruhi pengendalian proses tersebut.

Verifikasi harus dilakukan secara optimal dan memadai untuk menghilangkan risiko yang tidak dapat diterima. Dengan kata lain, verifikasi harus menyediakan data yang andal dan laporan situasi yang benar mengenai proses tersebut. Jika kondisi tersebut dapat dipastikan, maka kita dapat mengontrol proses dengan kegiatan verifikasi sesuai dengan pasal 8.2.5 — Pemantauan dan pengukuran proses atau pasal 8.2.6 — Pemantauan dan pengukuran produk.

Contoh proses yang dapat diverifikasi termasuk proses pemotongan manual, pengujian warna, kekeruhan, pH larutan, atau inspeksi visual “printed circuit board”.

Proses yang tidak dapat diverifikasi misalnya verifikasi proses sealing kemasan produk steril, hanya dapat dilakukan ketika segel dibuka dan diuji. Verifikasi seperti itu tidak hemat biaya. Tidak akan hemat biaya untuk membuka setiap alat kesehatan dan melakukan verifikasi penyegelannya. Organisasi mempunyai dua opsi yaitu melakukan inspeksi 100% (untuk setiap alat kesehatan) atau melakukan validasi proses.

Ketika evaluasi proses menunjukkan bahwa proses tersebut tidak dapat diverifikasi, maka ada opsi untuk mendesain ulang proses manufaktur sehingga proses dapat diverifikasi. Namun, produsen alat kesehatan harus meninjau dan menyetujui ulang proses tersebut untuk memastikan bahwa proses tersebut dapat diverifikasi dan untuk memastikan bahwa spesifikasinya terpenuhi. Jika desain ulang tidak dimungkinkan karena sifat dari proses tersebut, atau verifikasi tidak hemat biaya, maka validasi proses perlu dirancang dan diimplementasikan.

Output manajemen risiko dan persyaratan untuk pengendalian risiko mungkin mengharuskan adanya validasi proses tertentu diimplementasikan. Validasi digunakan untuk melakukan pengujian efektivitas tindakan pengendalian risiko. Hasil validasi tersebut didokumentasikan dalam file manajemen risiko.

Analisis risiko menunjukkan peristiwa atau situasi di mana kegagalan proses dapat menyebabkan kegagalan alat kesehatan, yang berarti bahwa proses semacam itu perlu dikendalikan. Tingkat keparahan risiko akan menentukan tingkat pengendalian proses yang diperlukan. Salah satu persyaratan ketika menerapkan pengendalian risiko adalah bukti efektivitas. Bukti ini akan dicapai dengan validasi yang sesuai. Jadi, ketika meninjau kebutuhan untuk validasi, produsen perlu meninjau output dari proses manajemen risiko. Evaluasi semacam itu akan memastikan bahwa kontrol proses berlangsung efektif, yang merupakan tanggung jawab tim validasi, dan harus diselesaikan selama fase desain.

Menentukan variable proses untuk validasi

Variabel proses memengaruhi kinerja proses; dengan demikian, variabel proses terkait langsung dengan kualitas fungsionalitas, kinerja, keselamatan, dan persyaratan maksud penggunaan alat kesehatan.

Setelah mendefinisikan proses yang perlu divalidasi, produsen perlu menentukan masing-masing variable yang akan dikontrol. Variable harus dievaluasi mengenai peran mereka dalam proses dan dampaknya terhadap hasil proses. Untuk menerapkan validasi yang efektif, produsen harus memahami apa variable utama yang mempengaruhi kualitas produk atau kinerja suatu proses, misalnya suhu, tekanan, senyawa bahan baku, konsentrasi, tegangan, waktu, siklus mesin, dan sebagainya. Mengidentifikasi variabel utama akan membantu menunjukkan apa yang harus diukur dan dikendalikan.

Untuk memulai, perlu meninjau dan menganalisis pengaruh setiap proses terhadap spesifikasi dan karakteristik produk. Misalnya, proses sealing kemasan produk steril akan mempengaruhi kualitas, kinerja, dan maksud penggunaan produk. Karakteristik ini seharusnya sudah ditentukan misalnya sebagi output dari fase desain. Untuk memenuhi spesifikasi dari karakteristik tersebut, maka proses sealing harus mempertahankan kondisi tertentu; misalnya, selama proses sealing, suhu dan tekanan sangat penting untuk mencapai tingkat kekuatan yang diharapkan.

Ketika menentukan variabel untuk pengendalian proses, maka penting untuk menghubungkan input dengan output. Sebagai contoh, dalam proses plastic injection, formasi injeksi part akan dipengaruhi oleh holding time dari part pada mesin tersebut sebelum membuka dan melepaskan part. Perbedaan sekian detik mungkin mempunyai arti sangat penting. Input (holding time) berhubungan langsung dengan output (bentuk part). Variabel ini akan menunjukkan stabilitas suatu proses; dengan demikian, variable ini perlu dikontrol.

Setelah mengidentifikasi vriabel, selanjutnya perlu untuk menghubungkannya dengan tool dan elemen (dalam proses) yang dipengaruhi oleh variabel tersebut, misalnya holder, mesin, perangkat lunak, alat produksi, sumber daya manusia, dan infrastruktur. Elemen-elemen ini akan memasok data dan hasil variabel proses.

Kegagalan ekuipmen, tool, sistem, dan komponen dapat mempengaruhi proses dan kualitas produk. Organisasi harus menilai dampak kegagalan tersebut terhadap produk dan karakteristiknya. Dampaknya mungkin langsung atau tidak langsung:

• Dampak langsung mengakibatkan kegagalan sistem yang digunakan dalam realisasi produk, misalnya, mesin, alat produksi, bahan baku, dan komponen.
•   Dampak tidak langsung mengakibatkan kegagalan sistem yang mendukung sistem realisasi, seperti utilitas dan infrastruktur, sumber daya manusia, dan lingkungan kerja.

Evaluasi dampak dapat membantu dalam perencanaan pengendalian dan uji validasi lebih efektif. Analisis risiko dapat berfungsi sebagai input untuk penilaian tersebut.

Kriteria penerimaan untuk peninjauan dan pengesahan proses

Setelah mengidentifikasi variabel untuk validasi, selanjutnya perlu menentukan dan mendokumentasikan nilai target dan kriteria penerimaan. Nilai target adalah nilai optimal untuk setiap variabel proses. Nilai-nilai ini akan menunjukkan stabilitas dan kemampuan suatu proses dan memastikan bahwa persyaratan dipenuhi dan diterima. Mempertahankan variabel proses dalam kriteria yang telah ditetapkan, akan memastikan karakteristik dan spesifikasi produk sesuai yang diharapkan.

Kriteria digunakan untuk mengevaluasi hasil dibandingkan dengan persyaratan. Batas kriteria (nilai target, batas kontrol atas dan bawah) didasarkan pada spesifikasi produk atau proses. Tujuan kriteria adalah untuk menunjukkan efektivitas proses dan mendukung keputusan untuk menilai, mengevaluasi, dan menentukan pemenuhan proses, berdasarkan fakta, dan data. Kriteria akan mendukung validasi dengan menunjukkan status variable, yaitu diterima atau ditolak.

Tujuan dari batasan ini adalah untuk memberikan instruksi bagi pengguna sistim manajemen mutu kapan memerlukan penyesuaian proses; misalnya, ketika hasil menunjukkan bahwa prosesnya menyimpang, maka tindakan perlu dilakukan untuk mengembalikan dalam batas yang ditetapkan. Kriteria dapat objektif atau subyektif:

•   Kriteria obyektif berarti hasilnya dibandingkan dengan seperangkat nilai yang ditentukan, dan keputusan dibuat berdasarkan perbandingannya yaitu diterima atau ditolak.
•   Kriteria subyektif yaitu ketika hasilnya dievaluasi, keputusannya diserahkan kepada individu. Kriteria dievaluasi menggunakan pengetahuan dan pengalaman. Kriteria subyektif tentu saja perlu didukung dengan justifikasi.

Kriteria harus didokumentasikan, misalnya, pada protokol pengujian, dan harus disetujui sebelum diajukan untuk digunakan. Hal hal yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan kriteria antara lain:

•    Untuk setiap proses, spesifikasi hasilnya sebaiknya diketahui.
•    Kriteria penerimaan sebaiknya didasarkan pada hasil desain dan pengembangan.
•   Untuk setiap proses yang memerlukan validasi, produsen sebaiknya menetapkan kriteria untuk evaluasi kinerja proses dan penerimaan outputnya.
•   Produsen sebaiknya mengembangkan kebijakan dalam menetapkan dan menentukan kriteria antara lain ruang lingkup, hubungan dengan proses lainnya, tujuan, kegiatan, dokumentasi, dan metode pelaporan.
•   Kriteria sebaiknya ditetapkan berdasarkan sumber variasi proses.
•    Kriteria sebaiknya ditetapkan untuk mencegah dampak variasi proses terhadap hasil proses.
•   Metode untuk pengukuran proses harus sesuai dengan kriteria.
•   Kriteria sebaiknya ditetapkan untuk memberikan peringatan mengenai status output dan penyimpangan dari kondisi yang diharapkan serta untuk menentukan kapan hasilnya dianggap tidak sesuai.
•  Kriteria sebaiknya mengacu pada persyaratan atau karakteristik produk yang dikendalikannya, seperti bahan, spesifikasi fungsional dan teknis, karakteristik produk, referensi gambar, dan persyaratan kualitas.
•  Kriteria sebaiknya diintegrasikan ke dalam persyaratan kualitas, misalnya didokumentasikan dalam rencana kualitas atau protokol pengujian.
•  Ketika persyaratan eksternal untuk kriteria proses atau produk tertentu berlaku (misalnya persyaratan standar, peraturan, atau spesifikasi teknis), maka kriteria tersebut perlu diimplementasikan pada waktu validasi.
•  Ketika kegiatan untuk mengatasi risiko (output dari manajemen risiko) menentukan kriteria, maka mereka sebaiknya diterapkan pada waktu validasi.

Kondisi terburuk

Masalah berikutnya mengenai kriteria adalah kondisi terburuk. Kondisi terburuk adalah kondisi yang mendekati batas atas atau bawah dari variabel proses. Kondisi ini mensimulasikan keadaan yang mungkin terjadi selama proses realisasi yang menunjukkan tren yang tidak diinginkan selama proses. Kondisi terburuk sebaiknya ditentukan sesuai dengan risiko yang terkait dengan proses. Tujuannya adalah untuk menunjukkan kemampuan proses memberikan hasil yang diharapkan secara konsisten.

Tercapainya kondisi buruk atau kondisi mendekati batas tersebut, belum mengindikasikan bahwa prosesnya tidak sesuai, tetapi kondisi tersebut memperingatkan dan memberitahu bahwa situasi tersebut dapat menimbulkan risiko terhadap output proses dan berdampak pada integritas produk. Misalnya, produk yang harus direalisasikan dalam sebuah lingkungan yang mempertahankan tingkat kebersihan tertentu. Level variabel yang memastikan tingkat kebersihan selama realisasi perlu ditentukan. Untuk level ini, perlu menentukan nilai untuk batas bawah dan atas dari target misalnya jumlah maksimum partikel di udara ruangan 10000 partikel per meter kubik sebagai batas atas tingkat kebersihan dalam kondisi terburuk.

Kondisi terburuk juga dapat terjadi sebagai hasil kombinasi dari beberapa variable kritis. Misalnya, untuk proses sealing, ada tiga variable penting yaitu suhu, waktu, dan tekanan. Kombinasi ketiganya bisa menghasilkan kondisi terburuk. Produsen perlu mengidentifikasi kombinasi dari variabel tersebut dan menentukan level dari kasus terburuk. Kondisi terburuk ini harus ditantang/ challenge, divalidasi, dan disahkan. Pada tahap selanjutnya, produsen sebaiknya memutuskan tindakan pencegahan dan aktivitas apa yang diperlukan untuk menghindari tercapainya kondisi terburuk tersebut.

Memilih metode untuk menganalisis data.

Metode untuk analisis data sebaiknya ditentukan dan didokumentasikan. Tujuan analisa data antara lain:

•  Untuk menunjukkan secara objektif bahwa proses memenuhi spesifikasinya berdasarkan data yang diperoleh.
•  Untuk mereplikasi kondisi proses sesuai kondisi aktual.

Metode analisa sebaiknya dipilih dan dikembangkan sesuai dengan tipe data yang dikumpulkan. Metode analisa akan memberi laporan status aktual dan akurat mengenai proses. Manfaat metode antara lain:

•  Menyediakan laporan yang dapat diandalkan yang akan menggambarkan status proses dan dapat digunakan untuk membuat keputusan.
•  Memberikan alarm/ peringatan kepada organisasi terkait dengan prosesnya.
•  Memungkinkan organisasi untuk membandingkan data baru dengan data lama.
•  Memungkinkan memberikan saran cara untuk meningkatkan atau mengoptimalkan proses dengan menunjukkan tren dan perilaku variable proses.
•  Sebaiknya diterapkan dengan mengacu terhadap standar internasional, nasional atau lokal jika dipersyaratkan.

Metode harus dievaluasi secara berkala dan memungkinkan untuk diperbarui karena adanya perubahan teknologi atau peraturan.

Menentukan jumlah sampel

Metode analisa, selain menyatakan teknik statistik yang akan digunakan, sebaiknya juga menentukan jumlah sampel yang representatif sesuai teknik statistik seperti jumlah pengamatan atau ulangan dan referensi atau alasan dalam menentukan jumlah sampel. Alasan jumlah sampel atau ulangan sangat tergantung pada tingkat keparahan risiko dan probabilitas risiko yang terkait dengan proses. Jika suatu proses menunjukkan probabilitas kegagalan yang tinggi, maka jumlah sampel tentu akan lebih banyak dibandingkan probabilitas kegagalan rendah. Jumlah sampel harus direncanakan dengan tujuan memberikan kepercayaan statistik yang cukup baik dalam batch maupun antar batch. Untuk setiap proses, ukuran sampel antara lain:

•  Dapat direpresentasikan sebagai jumlah, ukuran, volume, rasio, konsentrasi
•  Mengacu ke level minimum dan maksimum
•  Menunjukkan titik pengambilan sampel
•  Menunjukkan frekuensi pengambilan sampel
• Didokumentasikan dan mengacu ke prosedur validasi yang didokumentasikan
•  Mengacu pada material, alat, atau komponen yang sedang divalidasi
•  Dapat didasarkan pada output manajemen risiko

Menetapkan prosedur terdokumentasi untuk validasi proses

ISO 13485 mensyaratkan untuk menetapkan dan memelihara prosedur validasi proses. Dokumentasi ini sangat penting sehingga pengetahuan yang diperoleh tentang proses dan implikasinya pada hasil proses akan tersedia bagi orang lain yang terlibat dalam setiap tahap siklus hidup alat kesehatan. Dokumentasi ini sebaiknya tersedia bagi pihak terkait di tempat yang tepat dan pada waktu atau cara yang tepat. Tujuan dokumentasi antara lain :

• Untuk menggambarkan proses mana yang akan divalidasi
•  Untuk menjabarkan cara dan sarana untuk melakukan validasi.
•  Untuk membuktikan bahwa kegiatan validasi dilakukan sesuai rencana dan hasilnya memuaskan.

 

Dokumentasi harus tersedia bagi pihak terkait di lokasi yang sesuai dan waktu yang tepat, dan ketetapan ini sebaiknya didokumentasikan. Pihak yang relevan antara lain pekerja produksi atau jaminan kualitas, serta pemasok proses. Tempat yang tepat dapat berupa server perusahaan, modul bantuan dalam aplikasi pengguna, file teknis, halaman web, dan dokumentasi yang menyertai para pekerja.

• Dokumentasi dapat meliputi:
•  Prosedur atau Instruksi kerja
•  Materi referensi
•  Dokumen untuk mengatasi masalah/ troubleshooting
•  Prosedur pengukuran
•  Instruksi untuk menggunakan metode analitisa dan statistik
•  Rencana kualitas
•   Protokol pengujian
•   Rencana validasi

 

Catatan validasi

Prosedur validasi sebaiknya menggambarkan dan menetapkan semua catatan yang diperlukan sebagai bukti bahwa kegiatan validasi telah dilakukan dan akan mendokumentasikan hasil kegiatan validasi.

• Catatan-catatan ini sebaiknya dikendalikan sesuai klausa 4.2.5 - Pengendalian catatan.
• Catatan validasi antara lain meliputi:
•  Output tinjauan validasi dan evaluasi proses
•   Daftar proses yang perlu divalidasi
•   Hasil analisis statistik dari proses
•   Hasil protokol pengujian
•   Hasil skenario pengujian
•   Grafik hasil
•    Hasil kegiatan kualifikasi instalasi, operasi dan kinerja (IQ, OQ, dan PQ)

Mengembangkan rencana validasi

Kegiatan validasi sebaiknya dilakukan sesuai dengan protokol yang terdokumentasi, dan hasil validasi sebaiknya juga didokumentasikan. Rencana validasi adalah dokumen yang menentukan kebijakan, strategi, dan metode yang digunakan untuk melakukan validasi proses dalam organisasi. Validasi merupakan program berkelanjutan untuk mengumpulkan dan menganalisis data proses yang diperlukan untuk mengevaluasi keadaan pengendalian proses.

Rencana validasi meliputi aktivitas mengidentifikasi proses atau hasil proses yang akan divalidasi, tanggung jawab, peralatan, persyaratan untuk kualifikasi (baik peralatan maupun sumber daya manusia), dan jadwal.

Rencana validasi menggambarkan prinsip-prinsip dasar validasi yang akan diterapkan ke dalam organisasi. Dari rencana validasi, akan menjabarkan protokol khusus yang memberikan rincian mengenai kegiatan validasi, misalnya, protocol kualifikasi instalasi, operasi dan kinerja (IQ, OQ, dan PQ), di mana prosedur/ instruksi kerja, peralatan, personel, dan catatan spesifik disebutkan. Rencana sebaiknya diperbarui dan disetujui oleh tim validasi. Peninjauan sebaiknya dilakukan secara berkala untuk memastikan bahwa setiap perubahan yang diterapkan pada proses realisasi, telah dipertimbangkan dan dirujuk dalam rencana validasi. Rencana validasi tersebut sebaiknya dikendalikan sesuai dengan klausa 4.2.4 — Pengendalian dokumen.

Persetujuan perubahan proses

Perubahan salah satu variable proses dapat mempengaruhi kinerja proses atau kemampuan proses untuk mendapatkan hasil yang direncanakan. Perubahan antara lain dapat terjadi sebagai akibat dari:

•   Perubahan input proses
•   Perubahan kegiatan atau urutan kegiatan suatu proses.
•   Perubahan spesifikasi produk atau proses termasuk perubahan desain
•   Perubahan teknologi
•    Perubahan lingkungan
•    Penggantian peralatan
•   Perubahan persyaratan dari pelanggan atau peraturan atau perundang-undangan
•   Perubahan sebagai akibat dari tindakan korektif sebagai respon terhadap ketidaksesuaian
•   Perubahan yang berasal dari penilaian risiko

Ada dua jenis perubahan :

• Perubahan proaktif yaitu perubahan yang direncanakan. Dalam kasus seperti itu, organisasi harus mengendalikan perubahan yang dilaksanakan sesuai rencana.
•  Perubahan reaktif yaitu perubahan yang dilakukan sebagai reaksi terhadap perubahan situasi atau kondisi. Untuk perubahan tersebut, organisasi harus meninjau apakah ada konsekuensi dari perubahan yang berdampak pada proses atau produk secara tidak sengaja.

Perubahan proaktif suatu proses harus melalui validasi proses sebelum perubahan diterapkan dan disetujui. Dengan kata lain, persetujuan perubahan sebaiknya didasarkan dari hasil validasi. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi dan mengatasi dampak potensial dari perubahan, mengidentifikasi bagaimana perubahan tersebut mempengaruhi hasil yang diharapkan dari proses dan, jika dapat diterapkan, interaksi dengan proses lain, sehingga dapat dilakukan adaptasi terhadap perubahan tersebut. Untuk itu, perlu merencanakan dan mendokumentasikan validasi ulang kinerja proses setelah perubahan diterapkan.

Tujuan validasi ulang yang direncanakan antara lain 

•    Dilakukan sesuai dengan konsekuensi potensial dari perubahan
•     Memastikan bahwa tidak ada dampak buruk terhadap hasil proses

Organisasi juga harus mengendalikan konsekuensi dari perubahan reaktif yang mungkin terjadi setelah perubahan tersebut berlaku, dan harus merencanakan validasi ulang dari perubahan tersebut untuk mengurangi dampak buruk potensial. Sekali lagi, kriteria melakukan validasi ulang harus ditentukan dan didokumentasikan.

Ketika merencanakan dan mendokumentasikan validasi ulang terhadap perubahan suatu proses, hal hal yang sebaiknya dipertimbangkan antara lain:

•  Prosedur validasi (atau rencana validasi) sebaiknya menguraikan syarat perubahan proaktif dan bagaimana perubahan proaktif akan diidentifikasi.
•  Prosedur sebaiknya menetapkan input apa saja yang memungkinkan perlunya evaluasi dan peninjauan perubahan.
•  Rencana validasi dan validasi ulang suatu perubahan sebaiknya mendefinisikan kriteria untuk peninjauan dan persetujuan, peralatan dan personel yang memenuhi syarat, menetapkan metode, dan sebagainya.
•  Kriteria harus memastikan bahwa semua kondisi untuk pengesahan perubahan proses telah ditentukan dan akan membantu dalam mengevaluasi konsekuensi dari perubahan tersebut.
•  Organisasi harus memastikan bahwa personel yang relevan telah mengetahui perubahan tersebut.
•  Perubahan dan hasil validasi ulang harus disetujui oleh tim validasi, di mana perubahan tersebut akan ditinjau oleh beberapa pihak yang berpartisipasi dalam realisasi produk dan proses.
•   Organisasi harus memastikan bahwa dokumentasi yang relevan seperti prosedur, instruksi kerja, protokol, dan laporan pengujian juga diubah.

Kualifikasi instalasi, Kualifikasi Operasional, dan Kualifikasi Kinerja.

Salah satu harapan dari validasi suatu proses yaitu untuk menunjukkan bahwa proses tersebut mampu memberikan hasil seperti yang diharapkan dan proses tersebut siap untuk dioperasikan dalam lingkungan yang ditentukan atau dalam integrasi dengan elemen-elemen lain dari sistim manajemen mutu organisasi. Hal ini dicapai dengan menetapkan seperangkat kriteria atau kondisi yang harus dipenuhi. Ada tiga elemen validasi proses yang perlu dipenuhi yaitu Kualifikasi Instalasi, Kualifikasi Operasional, dan Kualifikasi Kinerja.

Bekasi, Mei 2019.

Referensi :

•     ISO 13485:2016 Medical Devices – QMS – Requirements for regulatory purposes
•     ISO 14971:2007 Medical devices — Application of risk management to medical devices
•     ISO 13485:2016 A Complete Guide to Quality Management in the Medical Device Industry; Second Edition; Itay Abuhav. CRC Press. 2018
•     ISO 9000:2015- Quality Management System – Fundamentals and vocabulary
•     EN ISO 11137-1-2015 Sterilization of health care products — Radiation Part 1 : Requirements for development, validation and routine control of a sterilization process for medical devices.
•       ISO 11135-2014 Sterilization of health-care products — Ethylene oxide — Requirements for the development, validation and routine control of a sterilization process for medical devices.