IVDMD – Kewajiban Produsen Menyusun Dokumentasi Teknis

 

Usman Suwandi

Auditor dan trainer MDD, MDR, ISO 13485, ISO 9001

 

Dokumentasi teknis harus disusun sedemikian rupa sehingga memungkinkan untuk menilai kesesuaian IVDMD terhadap persyaratan Peraturan. Dokumentasi teknis harus meliputi unsur-unsur yang ditetapkan dalam IVDMDR - annex II dan III.

Dokumentasi teknis dan (jika berlaku) ringkasannya yang harus dibuat oleh produsen harus disajikan dengan cara yang jelas, terorganisir, mudah dicari dan tidak ambigu serta harus memasukkan unsur-unsur yang tercantum di dalam IVDMDR - annex II.

Produsen harus menyimpan dokumentasi teknis, deklarasi kesesuaian EU dan, (jika berlaku) salinan sertifikat yang relevan, termasuk segala amandemen dan suplemen, dan tersedia bagi “competent Authority” (CA) untuk jangka waktu paling sedikit 10 tahun setelah IVDMD terakhir yang dicakup oleh deklarasi kesesuaian EU telah ditempatkan di pasar Uni Eropa.

Atas permintaan oleh CA, maka produsen harus memberikan dokumentasi teknis tersebut secara keseluruhan atau ringkasannya.

 Apabila Produsen dengan tempat usaha terdaftar di luar Uni Eropa, (supaya memungkinkan “authorized Representative” (AR) dapat memenuhi tugasnya) maka produsen harus memastikan bahwa AR memiliki dokumentasi yang diperlukan dan tersedia secara permanen.

 

1. Deskripsi IVDMD dan spesifikasi, termasuk varian dan aksesori

1.1. Deskripsi dan spesifikasi IVDMD

 a) Produk atau nama dagang dan deskripsi umum IVDMD termasuk “intended purpose” dan pengguna yang dituju;

“intended purpose” yaitu maksud penggunaan suatu IVDMD sesuai dengan data yang disediakan oleh produsen pada label, dalam instruksi penggunaan atau dalam materi promosi atau penjualan atau pernyataan atau sebagaimana ditentukan oleh produsen dalam evaluasi kinerja;

 b)    Basic UDI-DI dicantumkan oleh produsen pada IVDMD;

‘Unique Device Identifier’ (‘UDI’) yaitu serangkaian karakter numerik atau alfanumerik yang dibuat melalui identifikasi IVDMD dan standar pengkodean yang diterima secara internasional serta memungkinkan identifikasi IVDMD tertentu di pasar dengan jelas;

c)    “The intended purpose” IVDMD yang dapat mencakup informasi tentang:

 1.    Apa yang akan dideteksi dan / atau diukur;

2.  Fungsinya seperti skrining, pemantauan, diagnosis atau bantuan untuk diagnosis, prognosis, prediksi, “companion diagnostic”;

3.  Gangguan khusus, kondisi atau faktor risiko yang dimaksudkan untuk dideteksi, ditentukan, atau dibedakan;

4.    Apakah otomatis atau tidak;

5.    Apakah kualitatif, semi kuantitatif atau kuantitatif;

6.    Jenis spesimen yang dibutuhkan;

7.    Jika berlaku, populasi yang diuji;

8.    Pengguna yang dituju;

9.    Untuk “companion diagnostics”, populasi target yang relevan dan produk obat terkait.

d)    Uraian prinsip metode pengujian atau prinsip pengoperasian instrumen;

e)    Alasan kualifikasi produk sebagai ivdmd;

f)     Kelas risiko ivdmd dan justifikasi terhadap aturan klasifikasi yang diterapkan;

g)    Uraian komponen dan bila perlu, uraian bahan reaktif dari komponen yang relevan seperti antibodi, antigen, “nucleic acid primers”;

dan jika berlaku:

h)   Deskripsi pengumpulan spesimen dan material pengangkut yang disediakan IVDMD atau deskripsi spesifikasi yang direkomendasikan untuk digunakan;

i)    Untuk “instruments of automated assays”: deskripsi karakteristik pengujian yang sesuai atau pengujian khusus;

j)      Untuk “automated assays”: deskripsi karakteristik instrumentasi yang sesuai atau instrumentasi khusus;

k)    Deskripsi perangkat lunak yang digunakan dengan IVDMD;

l)     Deskripsi atau daftar lengkap berbagai konfigurasi / varian IVDMD yang tersedia di pasar;

m)  Deskripsi aksesori untuk IVDMD, IVDMD lain, dan produk lain yang bukan IVDMD, yang dimaksudkan untuk digunakan bersama dengan IVDMD tersebut.

‘Accessory for an in vitro diagnostic medical device’ yaitu suatu artikel yang, (walaupun bukan merupakan IVDMD) dimaksudkan oleh produsennya untuk digunakan bersama dengan IVDMD tertentu, sehingga memungkinkan IVDMD digunakan sesuai dengan “intended purpose” atau secara spesifik dan langsung membantu fungsi medis IVDMD;

 

1.2. Referensi ke generasi IVDMD sebelumnya dan yang serupa

a)    Ikhtisar generasi sebelumnya atau generasi IVDMD yang diproduksi oleh produsen;

b)    Ikhtisar IVDMD serupa yang tersedia di Uni Eropa atau pasar internasional.

 

2. Informasi yang harus disediakan oleh Produsen

a)    Label pada IVDMD dan pada kemasannya, seperti kemasan unit tunggal, kemasan penjualan, kemasan transportasi, dalam bahasa yang diterima di Negara-negara Anggota di mana IVDMD diperkirakan akan dijual;

‘Label’ yaitu informasi tertulis, dicetak atau grafik yang muncul pada IVDMD, atau pada kemasan masing-masing unit atau pada kemasan beberapa IVDMD;

b)    Instruksi penggunaan dalam bahasa yang diterima di Negara-negara Anggota di mana IVDMD ini dipertimbangkan untuk dijual.

‘instructions for use’ yaitu informasi yang disediakan oleh produsen untuk memberi tahu pengguna tentang maksud dan tujuan penggunaan IVDMD yang benar dan tindakan pencegahan yang harus dilakukan;

 

3. Informasi desain dan manufaktur

 3.1. Informasi desain

 Informasi yang memungkinkan tahapan desain IVDMD dipahami, meliputi:

 a)    Deskripsi bahan-bahan penting dari IVDMD seperti antibodi, antigen, enzim dan “nucleic acid primers” yang disediakan atau direkomendasikan untuk digunakan dengan IVDMD;

b)    Untuk instrumen, deskripsi subsistem utama, teknologi analitis seperti prinsip operasi dan mekanisme kontrol, perangkat keras dan perangkat lunak komputer khusus;

c)    Untuk instrumen dan perangkat lunak, gambaran umum dari keseluruhan sistem;

d)    Untuk perangkat lunak, deskripsi metodologi interpretasi data, yaitu algoritma;

 e)    Untuk IVDMD yang dimaksudkan untuk swa uji atau pengujian dekat-pasien / “self- testing or near-patient testing”, deskripsi aspek desain yang membuatnya cocok untuk swa uji atau pengujian dekat-pasien.

Device For Self-Testing’ yaitu IVDMD yang dimaksudkan oleh produsen untuk digunakan oleh orang awam, termasuk IVDMD yang digunakan untuk “Testing Services” yang ditawarkan kepada orang awam melalui layanan informasi masyarakat;

‘Device For Near-Patient Testing’ yaitu IVDMD yang tidak dimaksudkan untuk swa uji tetapi dimaksudkan untuk melakukan pengujian di luar lingkungan laboratorium, umumnya dekat dengan, atau di samping, pasien oleh seorang profesional kesehatan;

 3.2.  Informasi manufaktur

a)    Informasi yang memungkinkan proses manufakturing seperti produksi, perakitan, pengujian produk akhir, dan pengemasan IVDMD yang sudah jadi, dapat dipahami. Informasi lebih rinci harus disediakan untuk audit sistem manajemen mutu atau prosedur penilaian kesesuaian lainnya yang berlaku;

b)    Identifikasi semua site, termasuk pemasok dan sub-kontraktor, di mana kegiatan manufaktur dilakukan.

 

4. Persyaratan keselamatan umum dan kinerja

Dokumentasi harus berisi informasi untuk menunjukkan kesesuaian terhadap persyaratan keselamatan umum dan kinerja yang ditetapkan dalam IVDMDR annex I yang berlaku untuk IVDMD dengan mempertimbangkan “intended purpose”, dan harus mencakup justifikasi, validasi, dan verifikasi solusi yang diadopsi untuk memenuhi persyaratan tersebut. Demonstrasi kesesuaian juga harus mencakup:

 a)  Persyaratan keselamatan umum dan kinerja yang berlaku untuk IVDMD dan penjelasan mengapa syarat lain tidak berlaku;

b)  Metode yang digunakan untuk menunjukkan kesesuaian terhadap setiap ersyaratan keselamatan umum dan kinerja yang berlaku;

c)    Standar yang diharmonisasi, CS atau solusi lain yang diterapkan;

‘Harmonised Standard’ yaitu standar Eropa sebagaimana didefinisikan dalam ayat (1) (c) Pasal 2 Regulation (UE) No 1025/2012;

'Spesifikasi Umum' (CS) yaitu serangkaian persyaratan teknis dan / atau klinis, (selain standar) yang menyediakan cara untuk memenuhi kewajiban hukum yang berlaku untuk IVDMD, proses atau sistem.

d)    Identitas dokumen yang dikendalikan yang memberikan bukti kesesuaian terhadap setiap standar yang diharmonisasi, CS atau metode lain yang diterapkan untuk memperlihatkan kesesuaian terhadap persyaratan keselamatan umum dan kinerja.

 

5. Analisis risiko – manfaat dan manajemen risiko

Dokumentasi harus berisi informasi tentang:

 a)    Analisis risiko-manfaat.

 ‘Benefit-risk determination’ yaitu analisis penilaian manfaat dan risiko penggunaan IVDMD sesuai “intended purpose”, bila digunakan sesuai dengan “intended purpose” yang ditentukan oleh produsen;

IVDMD harus mempunyai kinerja sesuai dengan yang dimaksudkan oleh produsennya dan harus dirancang dan diproduksi sedemikian rupa sehingga mereka sesuai untuk “intended purpose” IVDMD. IVDMD harus aman dan efektif dan tidak akan membahayakan kondisi klinis atau keselamatan pasien, atau keselamatan dan kesehatan pengguna atau, orang lain. Risiko terkait dengan penggunaannya merupakan risiko yang dapat diterima ketika ditimbang terhadap manfaat bagi pasien dan sesuai dengan tingkat perlindungan kesehatan dan keselamatan yang tinggi.

Semua risiko yang diketahui dan dapat diperkirakan, dan efek yang tidak diinginkan harus diminimalkan dan dapat diterima ketika ditimbang terhadap manfaat potensial bagi pasien dan / atau pengguna yang timbul dari kinerja IVDMD yang dimaksud selama kondisi penggunaan normal.

  b)    Solusi yang diadopsi dan hasil dari manajemen risiko

Produsen harus membuat, menerapkan, mendokumentasikan dan memelihara sistem manajemen risiko.

Manajemen risiko harus dipahami sebagai proses berulang yang berkelanjutan di seluruh siklus hidup IVDMD, yang membutuhkan pembaruan sistematis secara berkala.

 

 6. Verifikasi dan Validasi Produk

Dokumentasi harus mencakup hasil dan analisis kritis dari verifikasi dan uji validasi dan / atau studi yang dilakukan untuk menunjukkan kesesuaian IVDMD terhadap persyaratan Peraturan dan khususnya persyaratan keselamatan umum dan kinerja yang berlaku. Ini termasuk:

 

 6.1. Informasi tentang kinerja analitik IVDMD

'Kinerja analitis' yaitu kemampuan IVDMD untuk mendeteksi atau mengukur analit tertentu dengan benar;

 6.1.1. Jenis spesimen

Bagian ini harus menjelaskan jenis-jenis spesimen yang dapat dianalisis, termasuk stabilitasnya seperti penyimpanan, kondisi pengangkutan spesimen dan, “time-critical analysis methods”, informasi tentang jangka waktu antara pengambilan spesimen dan analisis serta kondisi penyimpanannya seperti durasi, batas suhu dan freeze/thaw cycles.

 

6.1.2. Karakteristik kinerja analitik

6.1.2.1. Akurasi pengukuran

(a) Trueness pengukuran

Bagian ini harus memberikan informasi tentang prosedur pengukuran dan meringkas data secara rinci, sehingga memungkinkan penilaian kecukupan sarana yang dipilih untuk menetapkan trueness tersebut.

(b) Presisi pengukuran

Bagian ini menjelaskan studi pengulangan dan reprodusibilitas.

 

6.1.2.2. Sensitivitas analitik

Bagian ini harus mencakup informasi tentang desain dan hasil penelitian. Bagian ini memberikan deskripsi jenis spesimen dan persiapan termasuk matriks, level analit, dan bagaimana level ditetapkan. Jumlah ulangan yang diuji pada setiap konsentrasi juga harus disediakan serta uraian perhitungan yang digunakan untuk menentukan sensitivitas uji.

 

 6.1.2.3. Spesifisitas analitik

Bagian ini akan menguraikan gangguan dan studi reaktivitas silang yang dilakukan untuk menentukan spesifisitas analitis dengan adanya zat lain dalam spesimen.

Informasi harus disediakan mengenai evaluasi zat yang berpotensi mengganggu dan bereaksi silang pada pengujian, pada zat atau jenis zat yang diuji dan konsentrasinya, jenis spesimen, konsentrasi uji analit, dan hasil.

Gangguan dan zat atau agen reaksi silang, (sangat bervariasi tergantung pada jenis dan desain pengujian) dapat berasal dari sumber eksogen atau endogen seperti:

             a.        Zat yang digunakan untuk treatment pasien seperti produk obat;

            b.        Zat yang dicerna oleh pasien seperti alkohol, makanan;

            c.        Zat yang ditambahkan selama persiapan spesimen seperti pengawet, stabilisator;

           d.     Zat yang ditemui dalam jenis spesimen spesifik seperti hemoglobin, lipid, bilirubin, protein;

            e.        Analit dari struktur yang serupa seperti prekursor, metabolit atau kondisi medis yang tidak terkait dengan kondisi tes termasuk spesimen negatif untuk pengujian tetapi positif untuk kondisi yang dapat menyerupai (mimic) kondisi pengujian.

 

 6.1.2.4. Ketertelusuran metrologi kalibrator dan nilai material kontrol

 

 6.1.2.5. Rentang pengukuran pengujian

Bagian ini harus mencakup informasi tentang rentang pengukuran, termasuk batas deteksi dan menguraikan informasi tentang bagaimana range dan batas deteksi ditetapkan.

Informasi ini harus mencakup deskripsi jenis spesimen, jumlah spesimen, jumlah ulangan, dan persiapan spesimen termasuk informasi tentang matriks, level analit dan bagaimana level ditetapkan. Jika berlaku, deskripsi efek (terkait) dosis tinggi (high dose hook effect) dan data yang mendukung mitigasi seperti langkah-langkah pengenceran harus ditambahkan.

 

6.1.2.6. Definisi cut-off pengujian

Bagian ini memberikan ringkasan data analitik dengan deskripsi desain penelitian termasuk metode untuk menentukan cut-off pengujian, seperti:

a)  Populasi yang diteliti: demografi, seleksi, kriteria inklusi dan eksklusi, jumlah individu yang dimasukkan;

b)    Metode karakterisasi spesimen; dan

c)    Metode statistik.

 

6.1.3. Laporan kinerja analitis.

 

6.2. Informasi tentang kinerja klinis dan bukti klinis. Laporan Evaluasi Kinerja

Dokumentasi harus memuat laporan evaluasi kinerja, yang meliputi laporan tentang validitas ilmiah, kinerja analitis dan klinis, bersama dengan penilaian laporan-laporan tersebut.

Dokumen studi kinerja klinis harus dimasukkan dan / atau dirujuk ke dalam dokumentasi teknis.

Ø  'Kinerja klinis' berarti kemampuan IVDMD untuk memberikan hasil yang berkorelasi dengan kondisi klinis tertentu atau proses atau keadaan fisiologis atau patologis sesuai dengan populasi target dan pengguna yang dituju;

  'Studi kinerja' yaitu studi yang dilakukan untuk menetapkan atau mengkonfirmasi kinerja analitis atau klinis IVDMD;

Ø  'Rencana studi kinerja' yaitu dokumen yang menjelaskan alasan, tujuan, metodologi desain, pemantauan, pertimbangan statistik, organisasi dan pelaksanaan studi kinerja;

Ø  'Evaluasi kinerja' yaitu penilaian dan analisis data untuk menetapkan atau memverifikasi validitas ilmiah, analitis dan kinerja klinis IVDMD;

6.3. Stabilitas (tidak termasuk stabilitas spesimen)

Bagian ini akan menjelaskan umur simpan yang diklaim, studi stabilitas penggunaan dan stabilitas pengiriman.

6.3.1. Shelf-life yang diklaim

Bagian ini harus memberikan informasi tentang studi pengujian stabilitas untuk mendukung umur simpan IVDMD yang diklaim. Pengujian harus dilakukan pada setidaknya tiga lot berbeda yang diproduksi dalam kondisi yang setara dengan kondisi produksi rutin. Tiga lot tidak perlu berturut-turut. Studi yang dipercepat atau ekstrapolasi data dari data waktu nyata dapat diterima untuk klaim shelf-life awal tetapi harus ditindaklanjuti dengan studi stabilitas waktu nyata.

 Informasi terperinci tersebut meliputi:

a)    Laporan penelitian termasuk protokol, jumlah lot, kriteria penerimaan dan interval pengujian;

b)    Apabila studi dipercepat telah dilakukan, maka metode yang digunakan untuk studi dipercepat harus dijelaskan;

c)    Kesimpulan dan umur simpan yang diklaim.

 

 6.3.2. Stabilitas dalam penggunaan

Bagian ini harus memberikan informasi tentang studi stabilitas satu lot yang mencerminkan penggunaan rutin aktual IVDMD.

Dalam hal instrumentasi otomatis, jika stabilitas kalibrasi diklaim, maka data pendukung harus dimasukkan.

 Informasi terperinci tersebut meliputi:

a)    Laporan penelitian (termasuk protokol, kriteria penerimaan dan interval pengujian);

b)    Kesimpulan dan stabilitas penggunaan yang diklaim.

 

6.3.3. Stabilitas pengiriman

Bagian ini harus memberikan informasi tentang studi stabilitas pengiriman satu lot IVDMD untuk mengevaluasi toleransi IVDMD terhadap kondisi pengiriman.

Studi pengiriman dapat dilakukan dalam kondisi nyata dan / atau disimulasikan dan harus mencakup kondisi variable pengiriman seperti panas ekstrem dan / atau dingin.

 

Informasi tersebut harus menggambarkan:

a)    Laporan penelitian (termasuk protokol, kriteria penerimaan);

b)    Metode yang digunakan untuk kondisi simulasi;

c)    Kesimpulan dan kondisi pengiriman yang disarankan.

 

6.4. Verifikasi dan validasi perangkat lunak

Dokumentasi harus berisi bukti validasi perangkat lunak, seperti yang digunakan pada IVDMD yang sudah jadi. Informasi tersebut biasanya mencakup hasil ringkasan dari semua verifikasi, validasi, dan pengujian yang dilakukan “in-house” dan berlaku di lingkungan pengguna yang sebenarnya sebelum rilis final. Ini juga harus membahas semua konfigurasi perangkat keras yang berbeda dan, jika ada, sistem operasi yang diidentifikasi dalam label.

 

6.5. Informasi tambahan diperlukan dalam kasus tertentu

a)  Apabila IVDMD ditempatkan di pasar dalam kondisi mikrobiologis steril atau didefinisikan, maka perlu informasi deskripsi kondisi lingkungan untuk langkah-langkah manufaktur yang relevan. Apabila IVDMD yang ditempatkan di pasar dalam kondisi steril, maka deskripsi metode yang digunakan, termasuk laporan validasi, berkenaan dengan pengemasan, sterilisasi, dan pemeliharaan sterilitas. Laporan validasi harus membahas pengujian bioburden, pengujian pirogen, dan, jika berlaku, pengujian residu steril.

b)  Apabila IVDMD mengandung jaringan, sel dan zat hewan, asal manusia atau mikroba, maka informasi tentang asal bahan tersebut dan kondisi di mana ia dikumpulkan.

c)    Apabila IVDMD ditempatkan di pasar dengan fungsi pengukuran, maka deskripsi metode yang digunakan untuk memastikan akurasi seperti yang diberikan dalam spesifikasi.

d)  Jika IVDMD dihubungkan ke peralatan lain untuk beroperasi sebagaimana dimaksud, maka deskripsi kombinasi yang dihasilkan termasuk bukti bahwa itu sesuai dengan persyaratan keselamatan umum dan kinerja, ketika terhubung ke peralatan tersebut sesuai karakteristik yang ditentukan oleh produsen.

 

Referensi:

•  Regulation (EU) 2017/746 of the European Parliament and of the Council of 5 April 2017 on in vitro diagnostic medical devices and repealing Directive 98/79/EC and Commission Decision 2010/227/EU
  

 

Bekasi, September 2020.