Validasi proses – Kualifikasi Kinerja

Usman Suwandi

Auditor dan trainer Medical Device Directive (MDD), ISO 13485, ISO 9001

Klausa – 7.5.6 validasi proses untuk ketetapan produksi dan servis, menetapkan syarat sebagai berikut:

Organisasi harus melakukan validasi proses untuk ketentuan produksi dan servis dimana hasil output tidak dapat atau tidak diverifikasi pada pemantauan atau pengukuran berikutnya dan, sebagai konsekuensinya, defisiensi akan terlihat hanya sesudah produk digunakan atau servis telah disampaikan.

Validasi harus memperlihatkan kemampuan proses tersebut untuk mendapatkan hasil yang direncanakan secara konsisten.

Organisasi harus mendokumentasikan prosedur untuk validasi proses, meliputi :

a)    Kriteria yang ditetapkan untuk meninjau dan mengesahkan proses;

b)    Kualifikasi alat dan kualifikasi personil;

c)    Penggunaan metode khusus, prosedur dan kriteria penerimaan;

d)    Jika sesuai, teknik statistik dengan berdasarkan  ukuran sampel;

e)    Syarat untuk catatan;

f)     Pengesahan perubahan terhadap proses.

Organisasi harus mendokumentasikan prosedur untuk validasi aplikasi perangkat lunak komputer yang digunakan dalam ketentuan produksi dan servis. Aplikasi perangkat lunak semacam itu harus divalidasi sebelum penggunaan awal dan jika sesuai, sesudah perubahan terhadap perangkat lunak semacam itu atau aplikasinya. Pendekatan khusus dan aktivitas terkait dengan validasi perangkat lunak dan validasi ulang harus sebanding dengan risiko terkait dengan penggunaan perangkat lunak, termasuk efek mengenai kemampuan produk untuk memenuhi terhadap spesifikasi. 

Catatan hasil dan kesimpulan validasi dan tindakan yang diperlukan dari validasi harus dipelihara.

Validasi proses

Definisi Validasi yaitu konfirmasi melalui penyediaan bukti obyektif, bahwa maksud penggunaan atau aplikasi tertentu sudah dipenuhi. Bukti obyektif yang dibutuhkan untuk validasi adalah hasil pengujian atau bentuk determinasi lain seperti malakukan kalkulasi atau tinjauan dokumen. Kondisi untuk validasi dapat nyata atau disimulasikan.

Salah satu harapan dari validasi suatu proses yaitu untuk memperlihatkan bahwa proses tersebut mampu memberikan hasil yang diharapkan dan proses tersebut siap untuk dioperasikan dalam lingkungan yang ditentukan atau diintegrasikan dengan elemen-elemen lain dari sistim manajemen mutu organisasi. Demonstrasi ini dicapai dengan menetapkan seperangkat kriteria atau kondisi yang harus dipenuhi. Ada tiga elemen validasi proses yang telah dikenal yaitu Kualifikasi Instalasi, Kualifikasi Operasional, dan Kualifikasi Kinerja.

• Kualifikasi Instalasi (IQ), ditetapkan dengan bukti objektif bahwa semua sistem pendukung, peralatan, dan infrastruktur yang mendukung proses memenuhi spesifikasi mereka dengan mempertimbangkan rekomendasi dari pemasok.
• Kualifikasi Operasional (OQ), ditetapkan dengan bukti objektif bahwa operasional proses memenuhi semua persyaratan yang telah ditentukan sebelumnya yaitu semua persyaratan yang diperlukan untuk operasional proses memenuhi persyaratan dan spesifikasi mereka.
• Kualifikasi Kinerja (PQ), ditetapkan dengan bukti objektif bahwa proses, sesuai dengan kondisi yang ditentukan, secara konsisten memberikan hasil yang diharapkan yaitu memenuhi semua persyaratan yang telah ditentukan.

Dalam tulisan ini hanya akan dibahas mengenali kualifikasi kinerja (PQ).

Definisi Kualifikasi kinerja “performance qualification = PQ” yaitu proses untuk mendapatkan dan mendokumentasikan bukti bahwa peralatan, sebagaimana dipasang dan dioperasikan sesuai dengan prosedur operasional, berlangsung secara konsisten sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan dan dengan demikian menghasilkan produk yang memenuhi spesifikasi.

Kualifikasi kinerja/ “performance qualification / PQ” diperlukan untuk mengkonfirmasi keefektifan proses dalam jangka panjang dan menunjukkan kemampuan reproduksi dari kinerja proses; untuk membuktikan bahwa proses secara konsisten akan melakukan seperti yang diharapkan dan dalam kondisi operasi normal mampu memberikan hasil seperti yang diharapkan.

Kualifikasi kinerja mengacu pada proses untuk memperoleh dan mendokumentasikan bukti bahwa proses dapat berlangsung sesuai dengan prosedur operasional, dan secara konsisten sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya yaitu output dari IQ dan OQ; dengan demikian memastikan bahwa hasil proses akan memenuhi spesifikasinya.

Hasil kegiatan PQ harus memberikan bukti bahwa proses realisasi, persyaratan yang ditentukan untuk memperoleh hasil yang diharapkan, dan Alat kesehatan dapat dipenuhi (meliputi karakteristik alat kesehatan, maksud penggunaan, kinerja, keselamatan dan persyaratan peraturan).

Kegiatan PQ pada dasarnya adalah untuk melakukan validasi kinerja proses dan membuktikannya melalui pengujian dengan melakukan simulasi pada kondisi normal seperti yang akan dihadapi selama realisasi aktual. Prinsip-prinsip PQ antara lain sebagai berikut:

•  Pembuktian berbagai kondisi yang ditentukan dalam scenario dan pengujian seperti yang ditetapkan selama kegiatan OQ. Kondisi yang digunakan untuk PQ harus mencerminkan situasi yang direncanakan dan ditentukan untuk operasi rutin proses dan didasarkan pada kondisi rutin yang paling menantang. Yang dimaksud kondisi paling menantang yaitu kondisi di mana proses ada kemungkinan gagal (dalam kondisi normal).
• Kegiatan validasi ini harus direncanakan dan dilakukan beberapa kali ulangan untuk memastikan bahwa hasilnya memenuhi spesifikasi; dengan demikian, jumlah dan tingkat pengujian harus ditentukan.
• Setiap set pengujian kualifikasi di mana semua kriteria penerimaan yang ditentukan telah dipenuhi, harus didokumentasikan.

Hasil PQ harus menunjukkan bahwa kriteria penerimaan yang ditentukan, telah dipenuhi selama proses berlangsung. Selama proses berlangsung, kondisi dan input yang ditentukan telah sesuai dan hasil dari proses telah sesuai harapan yaitu memenuhi kriteria penerimaan. PQ akan memeriksa kegiatan proses melalui data yang dikumpulkan selama proses berlangsung. Dengan demikian, perlu untuk mendefinisikan dan mendokumentasikan kondisi yang tepat saat berlangsungnya proses. Sebagai contoh yaitu untuk proses CNC:

•  Jenis bahan yang digunakan
•  Kualifikasi dan pengetahuan yang dibutuhkan
•  Parameter mana yang akan diuji
•  Fungsi mesin mana yang diuji
•  Berapa kali, siklus, parts, dan sebagainya.

Hasil kegiatan PQ harus dicatat, dan data yang dikumpulkan selama kegiatan PQ dianalisis. Inilah sebabnya mengapa spesifikasi yang ditentukan dan diharapkan, harus diketahui dan didokumentasikan. Hal ini diperlukan untuk dapat menentukan apakah proses yang diuji mampu menghasilkan kinerja secara konsisten. Salah satu output dari OQ dan PQ adalah parameter pengendalian berkelanjutan yang diperlukan untuk memantau kinerja proses. Tindakan yang tepat untuk menghilangkan penyebab variasi parameter yang bertanggung jawab atas kinerja proses, perlu ditetapkan. Dengan menghilangkan penyebab variasi tersebut dapat mengurangi variasi kinerja dan output proses, dan hasil proses akan secara konsisten memenuhi spesifikasi mereka.

 

Protokol Kualifikasi Kinerja

Kegiatan, hasil, dan kriteria PQ sebaiknya ditentukan dan didokumentasikan. Produsen harus menentukan dan menjelaskan tugas yang akan dilakukan, kriteria untuk setiap pengujian, dan output yang diharapkan.

 Tujuan protokol adalah:  

•  Mendeskripsikan ruang lingkup kegiatan PQ.
•   Menetapkan spesifikasi pengujian.
•   Menetapkan referensi ke dokumen yang relevan.
•   Mengidentifikasi peran yang bertanggung jawab untuk melakukan pengujian.
•    Menyajikan kriteria yang diperlukan untuk membuktikan tingkat kepercayaan.
•    Merekam, mengesahkan dan menandatangani hasil.
•    Mendokumentasikan dan menganalisis penyimpangan.

Protokol dirancang oleh tim validasi untuk memastikan bahwa semua aspek telah diperhitungkan. Hal ini sangat penting karena faktanya ada berbagai variabel dan proses yang terlibat. Produsen juga harus menentukan apa yang harus dilakukan terhadap produk yang digunakan dalam kegiatan PQ, misalnya Karantina. Protokol harus disetujui oleh tim validasi sebelum melepaskannya ke fase berikutnya. Persetujuan harus didokumentasikan.

 

Ruang lingkup, dan tingkat kegiatan Kualifikasi Kinerja.

Pengujian PQ harus berlangsung terus sampai tingkat kepercayaan yang dikehendaki telah tercapai. Pengujian harus menggunakan sampel data dan menganalisanya terhadap kriteria dan membandingkan hasilnya dengan kriteria selama periode waktu tertentu, sesuai jumlah bets yang digunakan.

Protokol PQ sebaiknya menjelaskan ruang lingkup dan kegiatan PQ:

•   Mengidentifikasi proses apa saja yang akan divalidasi dan dikendalikan.
•   Jumlah sampel dari proses sebaiknya ditentukan baik dalam waktu dan kuantitas untuk mewakili kemampuan proses dan untuk mengidentifikasi varians dari proses, misalnya, jumlah bets, jumlah mesin berjalan, atau unit. Jumlah produk yang akan diuji harus ditentukan.
•   Ukuran bets yang digunakan untuk PQ harus mewakili ukuran bets yang akan digunakan secara rutin dan sebaiknya ditentukan berdasarkan ukuran bets rutin yang paling menantang.
•  Variabel yang diuji sebaiknya ditentukan. Variabel tersebut sebaiknya sesuai dengan yang ditetapkan dalam fase OQ.
•  Tanggal awal dan akhir pengujian harus didokumentasikan. Selama fase PQ, setiap tanggal dari setiap pengujian harus didokumentasikan.

 

Identifikasi variabel selama Kualifikasi Kinerja

Protokol PQ sebaiknya mengidentifikasi variabel kritis yang memengaruhi proses untuk membuktikan kemampuan proses. Dengan melacak, merekam, dan menganalisis variabel tersebut, maka suatu proses dapat disesuaikan, dikendalikan, dan diperbaiki. Tujuan PQ antara lain adalah untuk membuktikan bahwa variabel proses secara konsisten dapat direproduksi untuk jangka panjang. Untuk menetapkan dan mengukur variabel tersebut, maka pengendalian berbagai elemen sistim harus diterapkan.

•  Mesin dan peralatan saat pengujian PQ harus diidentifikasi dan didaftar dalam protokol. Registrasi harus mencakup identifikasi seperti nomor seri, nama, model, dan lokasi. Registrasi diperlukan untuk memudahkan penelusuran.
•  Semua utilitas dan aksesorinya yang mendukung atau mempengaruhi proses perlu dikendalikan dan harus diidentifikasi dalam protokol.
•  Semua elemen lingkungan kerja yang mendukung proses atau dapat memengaruhi proses harus diidentifikasi dalam protokol
•   Berbagai jenis bahan yang digunakan dalam proses dan berfungsi sebagai input untuk proses harus diidentifikasi dalam protokol.

 

Sumber daya manusia Kualifikasi Kinerja.

Fungsi dan peran yang berpartisipasi dalam fase PQ dan proses realisasi harus ditentukan. Ketentuan ini harus meliputi kegiatan dan pengujian yang menjadi tanggung jawab pihak terkait. Jika sertifikasi dan pelatihan diperlukan, maka mereka harus diverifikasi dan disetujui.

 

Dokumentasi Kualifikasi Kinerja.

Protokol sebaiknya mengacu pada semua dokumentasi relevan yang disyaratkan atau diperlukan untuk pengujian dan ditentukan pada protokol PQ, misalnya, standard operating procedure, manual, bagan, diagram, instruksi pengguna, formulir dan protokol, spesifikasi lingkungan kerja, instruksi kerja, dan device master record. Dalam protokol harus menentukan ketetapan untuk melakukan verifikasi bahwa semua dokumentasi yang diperlukan tersedia, terkini, dan dapat dibaca.

 

Alat pemantau dan pengukur dan alat pengendali kegiatan Kualifikasi Kinerja.

 Alat pemantauan dan pengukuran atau alat pengendali yang akan digunakan dalam proses harus dikualifikasi dan dicatat. Kualifikasi harus memastikan bahwa mereka utuh, terdaftar, dikalibrasi, dan dikendalikan sebagaimana disyaratkan dalam klausa 7.6 — Kontrol peralatan pemantauan dan pengukuran. Registrasi harus mencakup identifikasi, seperti nomor seri atau elemen lainnya. Registrasi diperlukan untuk ketertelusuran.

Sebelum memulai proses, kinerja alat pantau dan ukur perlu diuji dan divalidasi. Tujuannya adalah untuk membuktikan bahwa alat itu utuh untuk pekerjaan spesifik ini sepanjang siklus kualifikasi. Hal ini akan membuktikan bahwa alat pantau dan ukur tersebut sesuai untuk digunakan di sepanjang menyelesaikan pekerjaan kualifikasi kinerja.  Hasilnya harus didokumentasikan sesuai ketentuan yang dinyatakan dalam protokol.

 

Penyimpangan terdeteksi selama Kualifikasi Kinerja.

Penyimpangan terhadap persyaratan yang ditentukan, dapat terjadi selama kegiatan PQ. Setiap penyimpangan harus dievaluasi keparahan dan dampaknya terhadap Alat kesehatan. Ada berbagai kasus sehingga penyimpangan dipertimbangkan dan diterima. Tidak setiap penyimpangan menyebabkan alat kesehatan tidak memenuhi persyaratan. Setiap penyimpangan dari kriteria harus dicatat sesuai ketentuan dalam protokol yang mengacu pada dampak penyimpangan terhadap realisasi proses dan alat kesehatan.

Penting untuk menentukan siapa yang meninjau penyimpangan setelah terdeteksi. Jika penyimpangan telah terjadi dan telah diperbaiki, maka perlu ada kebijakan untuk melakukan validasi ulang, sebagaimana disebutkan pada rencana validasi.

Jika penyimpangan diterima dan disetujui, maka justifikasi untuk penerimaan harus didokumentasikan dan validasi lebih lanjut mungkin tidak diperlukan. Misalnya, kegagalan atau penyimpangan terkait dengan faktor-faktor yang tidak relevan dengan efektivitas proses yang sedang divalidasi.

Rincian yang harus dicatat antara lain meliputi penyimpangan, alasan atau justifikasi untuk penerimaan, identitas penerima, dan pengesahan.

 

Deskripsi pengujian selama Kualifikasi Kinerja.

Pengujian harus dilakukan untuk setiap elemen yang diidentifikasi terkait dengan PQ. Tujuan dari pengujian ini adalah untuk menunjukkan bahwa proses tersebut memenuhi persyaratan secara konsisten di seluruh kegiatan kualifikasi. Setiap pengujian harus didokumentasikan yang menggambarkan aktivitas pengujian secara khusus. Protokol dapat mengacu terhadap pekerjaan lain atau instruksi pengujian.

•  Ruang lingkup dan tujuan pengujian harus didefinisikan seperti yang disebutkan di atas (protokol, ruang lingkup, dan luasnya kegiatan).
•  Variabel yang diuji harus ditentukan.
•  Metode statistik yang diperlukan untuk menganalisis data harus ditentukan dan harus dipastikan bahwa orang yang relevan memiliki kualifikasi yang memadai untuk menggunakan metode ini.
•  Instruksi pengujian harus menentukan kondisi pengujian normal seperti suhu, kelembaban, dan kualitas udara yang diperlukan.
•  Instruksi pengujian harus menunjukkan tools, devices,gauge, atau peralatan mana yang diperlukan untuk mengukur hasil.
•  Instruksi pengujian akan menentukan catatan apa yang diharapkan; data mana dan dengan cara apa data tersebut direkam?
• Untuk setiap pengujian, kriteria penerimaan harus jelas dan didokumentasikan pada protokol. Teknik untuk menganalisis data dan mengevaluasi terhadap kriteria juga harus didefinisikan.

 

Ringkasan laporan Kualifikasi Kinerja.

Setelah menyelesaikan semua pengujian PQ, laporan akhir harus dibuat yang menunjukkan bahwa stabilitas proses dan pengulangan telah dicapai dan harus dipelihara. Laporan ini antara lain meliputi hal hal berikut: 

•   Tinjauan yang mencakup deskripsi pengujian yang dilakukan.
•    Laporan hasil mencakup hasil dan analisisnya (dibandingkan dengan kriteria).
•    Kesimpulan harus menunjukkan bagaimana kriteria itu dipenuhi, dan ketika terjadi penyimpangan, justifikasi harus diberikan.
•    Referensi ke dokumentasi yang mendukung keputusan harus ditambahkan.
•   Jika penyimpangan diidentifikasi, justifikasi terdokumentasi yang mengindikasikan investigasi dan tindakan yang sesuai harus tersedia.
•    Jika penyimpangan diterapkan dan diperbaiki, maka harus ada kebijakan validasi ulang, sebagaimana disebutkan dalam rencana validasi.
•   Ketidaksesuaian yang terjadi dan menjadi subyek tindakan pengendalian.
•   Catatan yang diperlukan telah diperoleh dan tersedia.
•   Pengesahan akhir dari tahap PQ yaitu output proses memuaskan, tingkat kepercayaan yang dibutuhkan telah tercapai, dan proses siap untuk dirilis.

Tinjauan dan persetujuan harus dilakukan oleh tim validasi untuk memastikan bahwa semua aspek telah diselesaikan. Pengesahan tinjauan harus didokumentasikan sesuai ditetapkan dalam protokol. Setelah PQ disetujui, tim validasi dapat merilis proses untuk proses produksi/ realisasi rutin. Laporan tersebut harus didistribusikan kepada pihak pihak yang relevan dan fungsi-fungsi yang mengoperasikan proses misalnya Manajer QA, Manajer Produksi, dan karyawan produksi. Catatan untuk melakukan pengujian dan hasilnya, beserta dengan pengesahannya, harus berfungsi sebagai catatan kualitas dan harus dikontrol sesuai klausul 4.2.5 — Pengendalian catatan.

 

Validasi ulang

Validasi ulang diperlukan dalam situasi di mana produsen mendeteksi adanya variabel proses yang mungkin tidak memberikan output yang sesuai harapan, karena berbagai alasan, dan dengan demikian memerlukan tindakan untuk memulihkan kesesuaian. Tujuan dari validasi ulang adalah menentukan seberapa stabil dan mumpuni suatu proses setelah perubahan atau koreksi diterapkan. Keadaan berikut ini mungkin memerlukan inisiasi dan evaluasi untuk melakukan validasi ulang:

•   Ketika tindakan korektif diterapkan dalam suatu produk atau proses.
•  Ketika ada perubahan atau improvemen desain produk.
•  Ketika personel yang mengoperasikan proses diganti, dan dapat mempengaruhi kualitas produk.
•  Ketika instruksi kerja atau metode kerja diubah.
•  Ketika input ke proses seperti bahan atau komponen diubah dan dapat mempengaruhi kualitas produk
•  Ketika pemasok baru diperkenalkan ke proses.
•  Saat alat atau peralatan baru digunakan pada proses.
• Ketika penyimpangan atau tren negatif terdeteksi dan tindakan korektif atau perubahan diterapkan.
• Ketika pemeliharaan berkala untuk peralatan atau infrastruktur tidak dilakukan sesuai jadwal dan ada risiko terjadi kegagalan.
• Ketika ada perubahan dalam proses pengemasan produk.
• Ketika proses tertentu menghasilkan cacat berlebihan atau menunjukkan tren negative.
• Ketika diperlukan evaluasi pemecahan masalah suatu proses.
• Ketika kontrol terhadap proses diubah atau diganti

 

Validasi ulang alat, mesin, dan peralatan disebut juga sebagai kualifikasi ulang.

Kualifikasi ulang diperlukan antara lain: 

• Ketika suatu servis, pemeliharaan, atau perbaikan besar dilakukan pada mesin atau peralatan
•  Ketika alat produksi atau mold produksi diubah.
•  Ketika terjadi tren buruk dalam kinerja peralatan.
•  Ketika proses dipindahkan ke lingkungan, mesin, atau fasilitas lain
•  Ketika ada penggantian suku cadang penting

Kebutuhan untuk validasi ulang harus dievaluasi dan didokumentasikan sesuai ketentuan rencana validasi. Untuk setiap kegiatan validasi ulang, kriteria harus ditentukan sesuai dengan jenis validasi ulang. Ketika validasi ulang diperlukan, disarankan ketetapannya dimasukkan ke dalam rencana validasi.

Validasi ulang berkala/ periodik

Elemen sistim manajemen mutu yang berpartisipasi dalam realisasi produk atau servis dapat mengalami perubahan atau dalam situasi konstan juga dapat mengubahnya. Untuk mengontrol kemampuan suatu proses secara teratur, diperlukan validasi ulang secara berkala. Alasan untuk menerapkan validasi ulang berkala antara lain:

•  Proses memakai peralatan atau infrastruktur yang mendukung proses.
•  Data historis dari proses menunjukkan bahwa proses tersebut mungkin tidak stabil dalam jangka panjang.
•  Ketika produsen alat menyarankan atau bahkan menyiratkan untuk melakukan validasi berkala.
•  Ketika persyaratan peraturan menuntut kinerja validasi ulang berkala.
•  Ketika risiko yang terkait dengan proses diketahui dan tidak dapat dikurangi.

Ketika proses membutuhkan validasi ulang berkala, produsen alat kesehatan merencanakannya terlebih dahulu sesuai jadwal yang disusun. Perencanaan ini harus disimpan sebagai informasi yang terdokumentasi. Untuk setiap kegiatan validasi ulang berkala, kriteria sebaiknya ditentukan sesuai dengan jenis validasi ulang. Ketika validasi berkala diperlukan, sebaiknya perencanaannya dimasukkan ke dalam rencana validasi.

Bekasi, Mei 2019.

Referensi :

-       ISO 13485:2016 Medical Devices – QMS – Requirements for regulatory purposes

-       ISO 14971:2007 Medical devices — Application of risk management to medical devices

-       ISO 13485:2016 A Complete Guide to Quality Management in the Medical Device Industry; Second Edition; Itay Abuhav. CRC Press. 2018

-       ISO 9000:2015- Quality Management System – Fundamentals and vocabulary.

-       EN ISO 11137-1-2015 Sterilization of health care products — Radiation Part 1 : Requirements for development, validation and routine control of a sterilization process for medical devices.

-       ISO 11135-2014 Sterilization of health-care products — Ethylene oxide — Requirements for the development, validation and routine control of a sterilization process for medical devices.