IVDMD – Kewajiban Umum Produsen IVDMD

 

 Usman Suwandi

Auditor dan trainer MDD, MDR, ISO 13485, ISO 9001

 

 Pada saat menempatkan IVDMD di pasar Uni Eropa, maka produsen harus memastikan bahwa produk IVDMD telah dirancang dan diproduksi sesuai dengan persyaratan Peraturan.

  

1. Produsen harus membuat, mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen risiko produk IVDMD.

Manajemen risiko harus dipahami sebagai proses berulang yang berkelanjutan di seluruh siklus hidup IVDMD, dan membutuhkan pembaruan sistematis secara berkala. Dalam menjalankan manajemen risiko, produsen harus:

•  Membuat dan mendokumentasikan rencana manajemen risiko untuk setiap IVDMD;
•  Mengidentifikasi dan menganalisis hazard yang diketahui dan dapat diperkirakan terkait dengan setiap IVDMD;
•  Memperkirakan dan mengevaluasi risiko yang terkait dengan “intended use” dan kesalahan penggunaan yang dapat diperkirakan secara wajar; 
•  Menghilangkan atau mengendalikan risiko tersebut;
•  Mengevaluasi dampak informasi dari tahap produksi dan, khususnya, dari sistem pengawasan paska-pasar, mengenai hazard dan frekuensi kejadiannya, terhadap perkiraan risiko terkait, serta risiko keseluruhan, rasio manfaat-risiko dan penerimaan risiko; dan
•  Berdasarkan pada evaluasi dampak dari informasi tersebut, jika perlu mengubah langkah-langkah pengendalian yang telah dilakukan.

 

2. Produsen harus melakukan evaluasi kinerja sesuai dengan persyaratan yang ditentukan.

 Konfirmasi kesesuaian terhadap persyaratan keselamatan umum dan kinerja yang relevan, khususnya yang berkaitan dengan karakteristik kinerja, (di bawah kondisi normal dari “intended purpose” IVDMD, evaluasi interferensi dan reaksi silang serta penerimaan rasio risiko-manfaat) harus didasarkan pada validitas ilmiah, data kinerja analitik dan klinis yang menyediakan cukup bukti klinis.

Produsen harus menentukan dan menjustifikasi bukti klinis yang diperlukan untuk menunjukkan kesesuaian terhadap persyaratan keselamatan umum dan kinerja relevan. Tingkat bukti klinis tersebut harus sesuai dengan karakteristik IVDMD dan “intended purpose”.

Untuk itu, produsen harus merencanakan, melakukan, dan mendokumentasikan evaluasi kinerja.

Evaluasi kinerja IVDMD merupakan proses berkelanjutan yang mana data yang tersedia akan dinilai dan dianalisis untuk memperlihatkan validitas ilmiah, kinerja analitis, dan kinerja klinis IVDMD tersebut sesuai dengan “intended purpose” seperti yang dinyatakan oleh produsen. Untuk merencanakan, dan terus-menerus melakukan serta mendokumentasikan evaluasi kinerja, maka produsen harus membuat dan memperbarui rencana evaluasi kinerja. Rencana evaluasi kinerja harus menetapkan karakteristik dan kinerja IVDMD serta proses dan kriteria yang diterapkan untuk memberikan bukti klinis yang diperlukan.

Evaluasi kinerja harus menyeluruh dan objektif, dengan mempertimbangkan data yang baik dan tidak baik. Kedalaman dan luasnya harus proporsional dan sesuai dengan karakteristik IVDMD termasuk risiko, kelas risiko, kinerja dan “intended purpose”.

Apabila kinerja IVDMD tidak dapat ditentukan dengan studi kinerja analitik, literatur dan / atau pengalaman sebelumnya yang diperoleh dengan pengujian diagnostik rutin, maka konfirmasi kinerja IVDMD dapat dilakukan dengan studi kinerja klinis.

Jadi, tujuan dari studi kinerja klinis yaitu untuk menetapkan atau mengkonfirmasi kinerja IVDMD yang tidak dapat ditentukan dengan studi kinerja analitik, literatur dan / atau pengalaman sebelumnya yang diperoleh dari pengujian diagnostik rutin. Informasi ini digunakan untuk menunjukkan kepatuhan terhadap persyaratan keselamatan umum dan kinerja terkait dengan kinerja klinis. Ketika studi kinerja klinis dilakukan, maka data yang diperoleh harus digunakan dalam proses evaluasi kinerja dan menjadi bagian dari bukti klinis IVDMD.

“Post Market Performance Follow-up” (PMPF) harus dipahami sebagai proses berkelanjutan untuk memperbarui evaluasi kinerja. Saat melakukan PMPF, maka produsen harus secara proaktif mengumpulkan dan mengevaluasi kinerja dan data ilmiah yang relevan dari penggunaan IVDMD sesuai “intended purpose”. Tujuan melakukan PMPF yaitu untuk mengkonfirmasi keselamatan, kinerja, dan validitas ilmiah selama masa pakai IVDMD yang diharapkan dan untuk memastikan keberlanjutan penerimaan rasio risiko-manfaat serta mendeteksi risiko yang muncul berdasarkan bukti faktual.

 

3. Produsen harus membuat dan memperbarui dokumentasi teknis IVDMD.

Dokumentasi teknis harus disusun sedemikian rupa sehingga memungkinkan untuk menilai kesesuaian IVDMD terhadap persyaratan Peraturan. Dokumentasi teknis harus meliputi unsur-unsur yang ditetapkan dalam IVDMDR - annex II dan III.

Dokumentasi teknis dan (jika berlaku) ringkasannya yang harus dibuat oleh produsen harus disajikan dengan cara yang jelas, terorganisir, mudah dicari dan tidak ambigu serta harus memasukkan unsur-unsur yang tercantum di dalam IVDMDR - annex II.

 Deskripsi dan spesifikasi IVDMD meliputi aspek berikut:

            a.        Produk atau nama dagang dan deskripsi umum IVDMD termasuk “intended purpose” dan pengguna yang dimaksud;

            b.        Basic UDI-DI untuk setiap IVDMD; identifikasi IVDMD ini menjadi dasar pada sistem UDI; identifikasi lainnya seperti kode produk, nomor katalog atau referensi lainnya yang memungkinkan penelusuran;

            c.        “The intended purpose” IVDMD yang mencakup informasi mengenai:

1.    Apa yang akan dideteksi dan / atau diukur;

2.  Fungsi, misalnya skrining, pemantauan, diagnosis atau bantuan untuk diagnosis, prognosis, prediksi, “companion diagnostic”;

3.    “Specific disorder”, kondisi atau faktor risiko yang dimaksudkan untuk dideteksi, ditentukan, atau dibedakan;

4.    Apakah otomatis atau tidak;

5.    Apakah kualitatif, semi kuantitatif atau kuantitatif;

6.    Jenis spesimen yang dibutuhkan;

7.    Jika ada, populasi yang diuji;

8.    Pengguna yang dimaksud;

9.  Sebagai tambahan, untuk “companion diagnostics”, populasi target yang relevan dan produk obat terkait.

 

Dokumentasi teknis mengenai pengawasan paska-pasar yang dibuat oleh produsen, harus disajikan dengan cara yang jelas, terorganisir, mudah dicari dan tidak ambigu serta harus memasukkan unsur-unsur yang ada pada IVDMDR- Annex III.

Produsen harus membuktikan dalam rencana pengawasan paska pasar bahwa ia mematuhi kewajibannya.Rencana pengawasan pasca-pasar harus membahas cara mengumpulkan dan memanfaatkan informasi yang tersedia, terutama:

• Informasi mengenai insiden serius, termasuk informasi dari “Periodic Surveillance Updated Report” (PSUR), dan “Field Safety Corrective Action” (FSCA),
• Catatan yang mengacu pada insiden dan data tidak serius tentang efek samping yang tidak diinginkan,
• Informasi dari pelaporan tren,
• Literatur spesialis atau teknis, database dan / atau register yang relevan,
• Informasi, termasuk umpan balik dan keluhan, yang diberikan oleh pengguna, distributor dan importir, dan
•  Informasi yang tersedia bagi public mengenai IVDMD serupa.

 

4.  Produsen wajib menyusun deklarasi kepatuhan EU

Apabila kepatuhan terhadap persyaratan yang berlaku telah diperlihatkan mengikuti prosedur penilaian kesesuaian yang berlaku, maka produsen IVDMD, (selain IVDMD untuk studi kinerja,) harus menyusun deklarasi kepatuhan EU, dan membubuhkan tanda kesesuaian CE.

Deklarasi kesesuaian EU harus menyatakan bahwa persyaratan yang ditentukan dalam Peraturan telah dipenuhi. Produsen harus terus memperbarui deklarasi kesesuaian EU. Deklarasi kesesuaian EU setidaknya harus memuat informasi yang tercantum dalam IVDMDR annex IV dan harus diterjemahkan ke dalam bahasa resmi Uni Eropa atau bahasa yang disyaratkan oleh Negara-negara Anggota tempat IVDMD tersedia.

Apabila IVDMD juga tunduk terhadap undang-undang Uni Eropa lainnya yang juga mensyaratkan deklarasi kesesuaian EU, maka harus dibuat satu deklarasi kesesuaian EU terkait dengan semua peraturan Uni Eropa yang berlaku bagi IVDMD. Deklarasi harus memuat semua informasi yang diperlukan untuk mengidentifikasi undang-undang Uni Eropa yang terkait dengan deklarasi tersebut.

Dengan menyusun deklarasi kesesuaian EU, maka produsen mempunyai tanggung jawab untuk mematuhi persyaratan Peraturan dan semua undang-undang Uni Eropa lainnya yang berlaku untuk IVDMD tersebut.

 5.  Produsen wajib membubuhkan CE marking

IVDMD, (selain IVDMD untuk studi kinerja,) yang dianggap sesuai dengan persyaratan Peraturan, harus memiliki tanda kesesuaian CE, sebagaimana ditetapkan di dalam IVDMDR annex V.

CE Marking harus mengikuti prinsip-prinsip umum yang ditetapkan dalam Pasal 30 Peraturan (EC) No 765/2008.

CE Marking harus dibubuhkan dengan jelas, terbaca dan tidak terhapuskan pada IVDMD atau kemasan sterilnya. Jika pencantuman seperti itu tidak dimungkinkan atau tidak dijamin karena sifat dari IVDMD, maka CE Marking harus dibubuhkan pada kemasan. CE Marking juga harus muncul di dalam instruksi penggunaan dan pada kemasan penjualan.

CE Marking harus dicantumkan sebelum IVDMD ditempatkan di pasar Uni Eropa. CE Marking juga dapat diikuti oleh piktogram atau tanda lain yang menunjukkan risiko atau penggunaan khusus.

Bilamana berlaku, CE Marking harus diikuti dengan nomor identifikasi dari “Notified Body” (NB) yang bertanggung jawab terhadap prosedur penilaian kesesuaian. Nomor identifikasi juga harus ditunjukkan dalam setiap materi promosi yang menyebutkan bahwa suatu alat memenuhi persyaratan CE Marking.

Apabila IVDMD tunduk terhadap undang-undang Uni Eropa lainnya yang juga mengatur pembubuhan CE Marking, maka CE Marking harus menunjukkan bahwa IVDMD juga memenuhi persyaratan perundang-undangan lainnya tersebut.

 

6. Produsen harus mematuhi kewajiban yang berkaitan dengan sistem UDI.

 “The Unique Device Identification system” (sistem UDI ') harus memungkinkan identifikasi dan memfasilitasi keterlacakan IVDMD, (selain IVDMD untuk studi kinerja,) dan terdiri dari unsur berikut:

            a.        Produksi UDI yang terdiri dari:

•  a UDI device identifier (‘UDI-DI’) spesifik bagi produsen dan IVDMD;
•  a UDI production identifier (‘UDI-PI’) yang mengidentifikasi unit produksi IVDMD dan (jika berlaku) IVDMD yang dikemas;

            b.        Menempatkan UDI pada label IVDMD atau pada kemasannya;

      c.   Penyimpanan UDI oleh operator ekonomi, lembaga kesehatan dan profesional kesehatan;

            d.        Pembentukan sistem elektronik untuk “Unique Device Identification” (‘UDI database’).

 

 7. Produsen harus mematuhi kewajiban pendaftaran.

Sebelum menempatkan IVDMD di pasar Uni Eropa, maka produsen harus, (sesuai dengan aturan entitas penerbit) menempatkan basic UDI-DI pada IVDMD dan harus menyediakannya ke database UDI bersama dengan elemen data inti lainnya yang terkait dengan IVDMD tersebut.

Komisi, setelah berkonsultasi dengan MDCG, harus mengatur dan mengelola sistem elektronik untuk membuat “Single Registration Number” (SRN) dan menyusun serta memproses informasi yang diperlukan dan proporsional untuk mengidentifikasi produsen dan, “authorized representative” serta importir. Operator ekonomi harus memberikan rincian informasi tersebut ke sistem elektronik.

Sebelum menempatkan IVDMD di pasar Uni Eropa, maka produsen, AR dan importir harus (untuk mendaftar) menyerahkan informasi tersebut ke sistem elektronik. Apabila prosedur penilaian kesesuaian mensyaratkan keterlibatan NB, maka informasi tersebut harus disediakan pada sistem elektronik tersebut sebelum mengajukan permohonan kepada NB.

 

8. Produsen harus menyimpan dokumentasi teknis.

 Produsen harus menyimpan dokumentasi teknis, deklarasi kesesuaian EU dan, (jika berlaku) salinan sertifikat yang relevan, termasuk segala amandemen dan suplemen, tersedia bagi “Competent Authority” (CA) untuk jangka waktu paling sedikit 10 tahun setelah IVDMD terakhir yang dicakup oleh deklarasi kesesuaian EU telah ditempatkan di pasar Uni Eropa.

Atas permintaan oleh CA, maka produsen harus memberikan dokumentasi teknis tersebut secara keseluruhan atau ringkasannya.

Apabila Produsen dengan tempat usaha terdaftar di luar Uni Eropa, (supaya memungkinkan “Authorized Representative” (AR) dapat memenuhi tugasnya) maka produsen harus memastikan bahwa AR memiliki dokumentasi yang diperlukan dan tersedia secara permanen.

 

 9. Produsen harus mempunyai prosedur untuk menjaga proses produksi sesuai dengan persyaratan Peraturan.

 Perubahan mengenai desain atau karakteristik produk dan perubahan standar harmonisasi atau CS, harus dipertimbangkan dengan seksama. Standar atau CS merupakan referensi yang menyatakan kesesuaian suatu produk. Manufaktur IVDMD, (selain IVDMD untuk studi kinerja,) harus membuat, mendokumentasikan, mengimplementasikan, memelihara, memperbarui, dan terus meningkatkan sistem manajemen mutu yang akan memastikan kepatuhan terhadap Peraturan dengan cara yang paling efektif dan dengan cara yang proporsional dengan kelas risiko dan jenis IVDMD.

 Sistem manajemen mutu harus mencakup semua bagian dan elemen organisasi produsen yang terkait dengan kualitas proses, prosedur, dan IVDMD. Sistem manajemen mutu tersebut harus mengatur struktur, tanggung jawab, prosedur, proses dan sumber daya manajemen yang diperlukan untuk menerapkan prinsip-prinsip dan tindakan yang diperlukan untuk mencapai kepatuhan terhadap ketentuan Peraturan.

 Sistem manajemen mutu setidaknya harus menangani aspek-aspek berikut:

•    Strategi memenuhi kepatuhan terhadap peraturan, termasuk kepatuhan terhadap prosedur penilaian kesesuaian dan prosedur manajemen modifikasi IVDMD yang dicakup oleh sistem;
• Mengidentifikasi persyaratan keselamatan umum dan kinerja yang berlaku, dan memilih tindakan untuk mengatasi persyaratan tersebut;
• Tanggung jawab manajemen;
•  Manajemen sumber daya, termasuk pemilihan dan pengendalian pemasok dan sub-kontraktor;
•   Manajemen risiko;
•   Evaluasi kinerja,
•   Realisasi produk, termasuk perencanaan, desain, pengembangan, produksi dan ketentuan servis;
•   Verifikasi penempatan UDI untuk semua IVDMD yang relevan dan memastikan konsistensi dan validitas informasi yang diberikan;
•  Pengaturan, implementasi dan pemeliharaan sistem pengawasan pasca-pasar;
•  Menangani komunikasi dengan pihak berwenang, NB, operator ekonomi lainnya, pelanggan dan / atau pemangku kepentingan lainnya;
•  Proses pelaporan insiden serius dan FSCA dalam konteks kewaspadaan;
•   Pengelolaan tindakan korektif dan preventif serta verifikasi keefektifannya;
•   Proses pemantauan dan pengukuran output, analisis data, dan peningkatan produk. 

 

10. Produsen IVDMD harus menerapkan dan memperbarui sistem pengawasan paska pasar.

 Setiap produsen IVDMD harus merencanakan, membuat, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara, dan memperbarui sistem pengawasan pasca-pasar dengan cara yang proporsional dengan kelas risiko dan sesuai dengan jenis IVDMD. Sistem tersebut harus menjadi bagian integral dari sistem manajemen mutu produsen.

Sistem pengawasan paska pasar harus secara aktif dan sistematis mengumpulkan, merekam, dan menganalisis data yang relevan tentang kualitas, kinerja, dan keamanan IVDMD selama masa pakainya, dan untuk mendapatkan kesimpulan yang diperlukan serta untuk menentukan, menerapkan, dan memantau setiap tindakan pencegahan dan perbaikan.

 

11.Produsen harus memastikan bahwa IVDMD disertai dengan informasi yang relevan

Produsen harus memastikan bahwa IVDMD disertai dengan informasi yang telah ditetapkan dalam bahasa Uni Eropa resmi yang ditentukan oleh Negara Anggota tempat IVDMD tersebut tersedia bagi pengguna atau pasien. Keterangan pada label harus tidak terhapuskan, mudah terbaca dan dapat dipahami dengan jelas oleh pengguna atau pasien yang dimaksud.

Informasi yang diberikan pada IVDMD untuk “self-testing” atau “near-patient testing” harus mudah dimengerti dan disediakan dalam bahasa Uni Eropa resmi yang ditentukan oleh Negara Anggota di mana IVDMD tersedia bagi pengguna atau pasien.

Setiap IVDMD harus disertai dengan informasi yang diperlukan untuk mengidentifikasi IVDMD dan produsennya, dan informasi keselamatan dan kinerja yang relevan bagi pengguna atau orang lain. Informasi tersebut dapat muncul pada IVDMD itu sendiri, pada kemasan atau dalam instruksi penggunaan, dan jika produsen memiliki situs web, harus tersedia dan selalu diperbarui di situs web.

 

12. Produsen wajib melakukan tindakan korektif terhadap IVDMD yang tidak sesuai peraturan.

Produsen yang memiliki alasan meyakinkan bahwa IVDMD yang telah mereka tempatkan di pasar, tidak sesuai dengan Peraturan, maka produsen harus segera mengambil tindakan korektif yang diperlukan untuk mengatasi IVDMD tersebut menjadi sesuai, untuk withdraw atau recall. Produsen harus memberi tahu distributor IVDMD yang dimaksud dan, (jika berlaku) AR serta importir.

Jika IVDMD dijumpai memiliki risiko serius, maka produsen harus segera memberi tahu CA dari Negara-negara Anggota tempat IVDMD tersedia dan, (jika berlaku) NB yang menerbitkan sertifikat IVDMD tersebut, khususnya, mengenai ketidakpatuhan dan tindakan korektif yang dilakukan.

 

13. Produsen harus memiliki sistem untuk mencatat dan melaporkan insiden serta FSCA.

Produsen IVDMD, (selain IVDMD untuk studi kinerja) wajib melaporkan, kepada pihak berwenang yang relevan, berikut ini:

Ø  Setiap insiden serius yang melibatkan IVDMD yang tersedia di pasar Uni Eropa, kecuali apabila kesalahan sudah diperkirakan dengan jelas dan didokumentasikan di dalam informasi produk dan dalam dokumentasi teknis, dan menjadi subyek untuk pelaporan tren;

Ø  Setiap FSCA terkait dengan IVDMD yang tersedia di pasar Uni Eropa, termasuk FSCA yang dilakukan di negara ketiga sehubungan dengan IVDMD yang juga secara hukum tersedia di pasar Uni Eropa, jika alasan untuk FSCA tidak terbatas pada IVDMD yang tersedia di negara ketiga.

Laporan tersebut harus di sampaikan melalui sistem elektronik.

Produsen harus melaporkan melalui sistem elektronik, setiap ada peningkatan yang signifikan secara statistik dalam frekuensi atau tingkat keparahan insiden (yang bukan merupakan insiden serius yang dapat berdampak signifikan pada analisis manfaat-risik dan yang menyebabkan risiko yang tidak dapat diterima terhadap kesehatan atau keselamatan pasien, pengguna atau orang lain) atau peningkatan signifikan mengenai kesalahan yang telah diperkirakan dibandingkan dengan kinerja IVDMD yang ditetapkan dan ditentukan dalam dokumentasi teknis dan informasi produk.

Produsen harus menentukan cara mengelola insiden tersebut dan metodologi yang digunakan untuk menentukan setiap peningkatan yang signifikan secara statistik dalam frekuensi atau tingkat keparahan kejadian atau perubahan kinerja, serta periode pengamatan; cara mengelola insiden tersebut harus tercantum di dalam rencana pengawasan pascapasar.

 

 14. Produsen harus menyediakan semua informasi dan dokumentasi bagi “Competent Authority”.

Produsen harus, (atas permintaan oleh CA) menyediakan semua informasi dan dokumentasi yang diperlukan untuk menunjukkan kesesuaian IVDMD, dalam bahasa Uni Eropa resmi yang ditentukan oleh Negara Anggota yang bersangkutan. CA dari Negara Anggota di mana produsen memiliki tempat bisnis terdaftarnya mungkin mengharuskan produsen memberikan sampel IVDMD secara gratis atau memberikan akses ke IVDMD. Produsen harus bekerja sama dengan CA, (atas permintaannya) mengenai setiap tindakan korektif yang dilakukan untuk menghilangkan atau mengurangi risiko yang ditimbulkan oleh IVDMD yang telah mereka tempatkan di pasar.

Jika produsen gagal untuk bekerja sama atau informasi dan dokumentasi yang diberikan tidak lengkap atau salah, maka CA dapat, (untuk memastikan perlindungan kesehatan masyarakat dan keselamatan pasien) mengambil langkah yang tepat untuk melarang atau membatasi IVDMD yang disediakan di pasar nasional, untuk withdraw IVDMD dari pasar atau untuk recall, sampai produsen bekerja sama atau memberikan informasi yang lengkap dan benar.

 

15. Produsesn wajib menyediakan identitas orang yang melakukan desain atau produksi.

Apabila produsen memiliki IVDMD yang dirancang atau dibuat oleh badan hukum atau orang lain, maka informasi tentang identitas orang tersebut harus menjadi bagian dari informasi yang akan disampaikan.

Sebelum menempatkan IVDMD di pasar Uni Eropa, maka produsen harus, (sesuai dengan aturan entitas penerbit) menempatkan basic UDI-DI pada IVDMD dan harus menyediakannya ke database UDI bersama dengan elemen data inti lainnya.

Untuk IVDMD yang menjadi subjek penilaian kesesuaian, maka penempatan basic UDI-DI harus dilakukan sebelum produsen mengajukan permohonan kepada NB untuk penilaian tersebut.

Untuk IVDMD tersebut, NB harus memasukkan referensi basic UDI-DI pada sertifikat yang diterbitkan dan mengkonfirmasi dalam Eudamed bahwa informasi tersebut sudah benar. Setelah penerbitan sertifikat yang relevan dan sebelum menempatkan IVDMD di pasar Uni Eropa, maka produsen harus menyampaikan basic UDI-DI ke database UDI bersama dengan elemen data inti lainnya yang terkait dengan IVDMD tersebut.

Sebelum menempatkan IVDMD di pasar Uni Eropa, maka produsen harus memasukkan atau menyediakan, memverifikasi di Eudamed mengenai informasi yang ditentukan dan setelah itu akan selalu  memperbaharui informasi tersebut.

 

Referensi:

•  Regulation (EU) 2017/746 of the European Parliament and of the Council of 5 April 2017 on in vitro diagnostic medical devices and repealing Directive 98/79/EC and Commission Decision 2010/227/EU

 

Bekasi, Agustus 2020