Usman Suwandi
Auditor dan trainer Medical Device Directive (MDD), MDR, ISO 13485, ISO 9001
Pada umumnya maksud penggunaan Alat kesehatan IVD adalah untuk koleksi, preparasi dan pemeriksaan sampel yang diambil dari tubuh manusia. Alat tersebut termasuk reagensia, instrument, software, alat koleksi sampel dan kontainer, kalibrator, bahan pengendali dan asesori terkait. Alat tersebut dapat digunakan sendiri atau dalam kombinasi sebagai suatu sistem.
Hasil yang diperoleh dari alat kesehatan IVD dapat digunakan untuk diagnosa penyakit atau kondisi lain, termasuk penetapan keadaan kesehatan, dalam upaya untuk mengobati, meredakan, treatment atau mencegah penyakit, demikian juga sebagai pemantau terapi obat dan penetapan keamanan donor darah atau organ. Alat tersebut dapat digunakan oleh orang dengan berbagai tingkat pendidikan, pelatihan dan pengalaman dan juga dengan tingkat pengendalian lingkungan yang berbeda. Sebagai contoh, beberapa alat kesehatan IVD dimaksudkan untuk penggunaan oleh analis profesional dalam laboratorium medis, yang lain oleh provider kesehatan, di tempat perawatan atau yang lain oleh pengguna di rumah.
Pada satu sisi, pemeriksaan IVD dilakukan dalam laboratorium dan dilaporkan ke dokter, yang akan menginterpretasikan data dan diagnosa, treatment atau pemantauan; pada sisi lain, pemeriksaan IVD dilakukan oleh pasien, yang akan menggunakan hasilnya untuk memantau dan mengobati kondisinya.
Alat kesehatan IVD begitu beraneka ragam dan mempunyai potensi untuk memberi kontribusi terhadap kecelakaan / “harm” bagi pasien. Hasil yang tidak benar dan terlambat dapat menimbulkan keputusan medis yang tidak tepat atau terlambat dan tindakannya dapat menghasilkan harm terhadap pasien. Hasil yang tidak benar juga dapat menyebabkan harm bagi resipien darah atau organ, dan hasil yang tidak benar dari alat kesehatan IVD yang dimaksudkan untuk mendeteksi penyakit infeksi juga mempunyai potensi untuk menyebabkan harm bagi kesehatan masyarakat.
“harm” didefinisikan sebagai cedera fisik atau kerusakan kesehatan orang, atau kerusakan properti atau lingkungan. Sedangkan hazard didefinisikan sebagai sumber potensi harm.
“situasi berbahaya” didefinisikan sebagai keadaan di mana orang, properti atau lingkungan terpapar dengan satu atau lebih hazard. Hasil pemeriksaan IVD yang salah dapat menyebabkan “situasi berbahaya” bagi pasien.
Satu model risiko untuk alat kesehatan IVD yang digunakan dalam laboratoium digambarkan pada Standar ISO14971 Medical Devices - Application of risk management to medical devices. Di dalam contoh tersebut, kegagalan sistem mutu dari produsen (sebagai contoh selama design, pengembangan, fabrikasi, kemasan, pelabelan, distribusi atau servis) dimulai dengan adanya suatu rangkaian kejadian, diawali dengan alat kesehatan IVD malfungsi atau defectif. Bila alat gagal di dalam laboratorium medis, maka hasil pemeriksaan ada kemungkinan tidak benar. Jika hasilnya tidak diidentifikasi sebagai tidak benar oleh laboratorium, maka ia akan dilaporkan ke petugas kesehatan. Jika petugas kesehatan tidak mengetahui bahwa hasil tersebut tidak benar, maka ia dapat mempengaruhi diagnosis yang kurang baik dan menciptakan situasi berbahaya bagi pasien.
Dokter menggunakan hasil pemeriksaan IVD bersama dengan informasi medis lain untuk mengevaluasi pasien dan melakukan diagnosa atau petunjuk terapi. Dalam beberapa kasus, hasil IVD mungkin menjadi penting dan sebagai dasar keputusan medis. Setiap probabilitas kejadian harm, sebagaian ditetapkan oleh probabilitas hazard atau situasi berbahaya yang dapat terdeteksi oleh produsen, laboratorium atau dokter, sehingga memungkinkan intervensi dan mencegah kecelakaan/ harm.
ISO 14971 juga memperlihatkan bahwa laboratorium juga dapat mempunyai kontribusi terhadap hasil pemeriksaan tidak tepat atau terlambat; sebagai contoh, konsekuensi kegagalan mengikuti prosedur, mengikuti jadwal perawatan alat kesehatan IVD atau kalibrasi, atau tidak memperhatikan warning atau precaution. Selain itu, kejadian yang menyebabkan kecelakaan/harm terhadap pasien juga dapat dimulai di dalam laboratorium. Untuk mengurangi kesalahan di dalam laboratorium medis dan informasi untuk keamanan, diperlukan output proses manajemen risiko produsen, sebagai input untuk proses manajemen risiko laboratorium.
Dengan demikian informasi yang harus disediakan oleh produsen bersama dengan alat kesehatan IVD, sangatlah penting untuk mengindari harm pada pasien.
ISO 18113-1-2009 menyediakan panduan bagi produsen mengenai informasi yang harus disediakan oleh produsen bersama dengan alat kesehatan IVD yang mereka buat. Standar tersebut berjudul - In vitro diagnostic medical devices — Information supplied by the manufacturer (labelling) — Part 1: Terms, definitions and general requirements.
Standar ISO 18113-1:2009
Produsen alat kesehatan Diagnostik In Vitro (IVD) wajib menyediakan informasi bagi pengguna, sehingga memungkinkan penggunaan yang aman dan menghasilkan kinerja yang diharapkan dari alat kesehatan tersebut. Secara tradisional, informasi ini diberikan dalam bentuk label, insert, dan panduan pengguna/ user manuals, di mana jenis dan tingkat rinciannya akan tergantung pada “intended use” dan peraturan khusus negara yang bersangkutan.
Global Harmonization Task Force (GHTF) mendorong konvergensi evolusi sistem regulasi mengenai alat kesehatan di tingkat global. Tujuannya adalah untuk memfasilitasi perdagangan dan mempertahankan hak anggota yang berpartisipasi untuk menangani perlindungan kesehatan masyarakat melalui peraturan. Persyaratan pelabelan yang konsisten di seluruh dunia diharapkan akan memberi manfaat yang signifikan bagi produsen, pengguna, pasien, dan otoritas regulasi.
Menghilangkan perbedaan di antara yurisdiksi peraturan tentu akan memungkinkan pasien mendapatkan akses lebih awal ke teknologi dan perawatan baru dengan mengurangi waktu yang diperlukan untuk mendapatkan kepatuhan terhadap peraturan disetiap yurisdiksi. ISO 18113-1 tersebut menyediakan dasar untuk harmonisasi persyaratan pelabelan bagi alat kesehatan IVD.
GHTF telah menetapkan prinsip panduan yang berlaku untuk pelabelan alat kesehatan. Prinsip-prinsip telah dimasukkan ke dalam seri ISO 18113. GHTF menyatakan bahwa persyaratan khusus setiap negara mengenai konten, susunan kata dan format label serta instruksi penggunaan perlu dijaga seminimal mungkin.
Standar ISO 18113-1:2009 berisi istilah dan definisi yang diperlukan untuk pelabelan alat kesehatan IVD. Definisi konsep-konsep penting yang disepakati secara internasional tentu akan meningkatkan konsistensi dalam pelabelan alat kesehatan IVD. Meskipun tujuannya adalah untuk membakukan terminologi yang digunakan dalam pelabelan alat kesehatan IVD, namun penggunaan nasional dan regional oleh laboratorium medis, penyedia layanan kesehatan, pasien, dan otoritas pengatur tetap dihormati.
Adanya persyaratan agar informasi muncul dalam berbagai Bahasa merupakan salah satu hambatan ketersediaan alat kesehatan IVD yang tepat waktu dan terjangkau di beberapa negara. Untuk itu GHTF mendorong penggunaan simbol standar yang diakui secara internasional selama penggunaan yang aman dari alat kesehatan tidak terganggu oleh kurangnya pemahaman pengguna. ISO 18113-1 juga memberikan dukungan untuk penggunaan simbol yang konsisten dengan tujuan GHTF.
GHTF juga mendorong produsen untuk menggunakan metode penyampaian informasi yang paling tepat. Sampai saat ini, sebagian besar informasi telah diberikan melalui bahan cetakan yang menyertai alat kesehatan IVD.
Teknologi modern memungkinkan instruksi penggunaan dan informasi teknis disediakan dengan menggunakan cara penyajian yang lebih efisien. Informasi dapat menggunakan kode secara digital pada media magnetis atau optik, ditampilkan di layar, tergabung dengan alat kesehatan, atau bahkan ditransmisikan melalui internet pada saat digunakan. Kemajuan ini menawarkan kepada pengguna kemungkinan ketersediaan informasi penting yang lebih tepat waktu, seperti perubahan kinerja, dan menawarkan cara yang lebih efektif kepada produsen untuk menyebarkan informasi.
Seri ISO 18113 menetapkan persyaratan mengenai informasi yang disediakan oleh produsen alat kesehatan IVD. Seri standar tersebut terdiri dari lima bagian, yang memungkinkan untuk memenuhi kebutuhan khusus pengguna profesional dan pengguna pengujian mandiri/ “self-testing users” dengan cara yang paling tepat. Selain itu, karena produsen menyediakan berbagai jenis informasi untuk reagen dan instrumen IVD, maka persyaratan tersebut juga dibahas dalam bagian terpisah dari seri ISO 18113.
ISO 18113-1:2009 tidak dimaksudkan untuk digunakan sendiri. Dalam standar tersebut berisi istilah, definisi dan prinsip umum yang berlaku untuk semua seri ISO 18113.
Ø ISO 18113-2 menetapkan persyaratan label dan petunjuk penggunaan yang disertakan bersama reagen IVD, kalibrator, dan bahan kontrol untuk penggunaan profesional.
Ø ISO 18113-3 menetapkan persyaratan label dan instruksi penggunaan yang disertakan bersama instrumen IVD untuk pengguna profesional.
Ø ISO 18113-4 menetapkan persyaratan label dan petunjuk penggunaan yang disertakan bersama reagen IVD, kalibrator, dan bahan kontrol untuk pengujian mandiri.
Ø ISO 18113-5 menetapkan persyaratan label dan instruksi penggunaan yang disertakan bersama instrumen IVD untuk pengujian mandiri.
Seri 1, 2 dan 3 dari ISO 18113 adalah Standar Internasional yang diperlukan untuk alat kesehatan IVD yang dimaksudkan untuk laboratorium medis dan penggunaan profesional lainnya; sedangkan seri 1, 4 dan 5 dari ISO 18113 adalah Standar Internasional yang diperlukan untuk alat kesehatan IVD yang dimaksudkan untuk pengujian sendiri. Namun, menyadari bahwa produsen sering menyediakan sistem yang terdiri dari instrumen dengan reagen khusus, maka Standar Internasional ini memungkinkan fleksibilitas untuk memberikan informasi yang diperlukan dalam format yang paling sesuai bagi pengguna yang dimaksud, misalnya, manual operator tunggal untuk sistem alat kesehatan IVD terintegrasi.
Cakupan standar
Seri ISO 18113-1 mendefinisikan konsep, menetapkan prinsip umum, dan menetapkan persyaratan penting mengenai informasi yang disediakan oleh produsen alat kesehatan IVD. Namun tidak membahas persyaratan bahasa, karena merupakan domain dari hukum dan peraturan nasional.
Bagian dari ISO 18113 ini tidak berlaku untuk:
a. Alat kesehatan IVD untuk evaluasi kinerja (misalnya, untuk penggunaan investigasi saja),
b. Marking/ penandaan instrumen,
c. Material safety data sheets
Persyaratan umum informasi yang disediakan oleh produsen
Format, konten, lokasi dan aksesibilitas informasi yang disediakan oleh produsen harus sesuai dengan alat kesehatan tertentu dan pengguna yang dimaksud. Kesesuaian informasi yang disediakan oleh produsen dievaluasi sebagai bagian dari validasi desain.
Informasi pada label dan petunjuk penggunaan harus dapat dibaca selama masa pakai alat kesehatan, aksesori, kit atau komponen yang dimaksud. Keterbacaan informasi pada label dan petunjuk penggunaan dievaluasi sebagai bagian dari verifikasi desain. Keterbacaan tergantung pada kualitas cetakan, jenis font, ukuran titik, dan lain lain.
Informasi yang disediakan oleh produsen harus menyertakan pernyataan atau simbol sedemikian rupa sehingga mendorong pengguna untuk membaca petunjuk penggunaan dengan cermat sebelum mencoba menggunakan alat kesehatan.
Jika bagian ISO 18113, ISO 18113-2, ISO 18113-3, ISO 18113-4 dan / atau ISO 18113-5 tersebut menyatakan persyaratan, maka persyaratan tersebut akan berlaku, kecuali jika produsen mempunyai justifikasi dan mendokumentasikan bahwa persyaratan tersebut tidak sesuai dengan IVD alat medis. Justifikasi dapat berdasarkan pada analisis risiko, evaluasi faktor manusia, penilaian teknis.
Persyaratan Bahasa
Informasi yang disediakan oleh produsen harus ditulis dalam bahasa yang disyaratkan oleh negara tempat alat kesehatan IVD didistribusikan.
Nama alat kesehatan serta nama dan alamat produsen tidak harus dinyatakan dalam berbagai bahasa.
Persyaratan Simbol dan warna identifikasi
Jika sesuai, maka simbol grafis harus digunakan. Penggunaan Simbol dan warna, harus sesuai dengan Standar Internasional, bila tersedia. Saat menggunakan simbol, maka persyaratan ISO 15223-1 dan EN 980 juga berlaku. Jika tidak ada standar internasional yang tersedia, atau jika sebuah simbol mungkin tidak dipahami oleh pengguna yang dimaksud, maka penggunaan identifikasi simbol dan warna harus dijelaskan dalam informasi yang disediakan oleh produsen.
Persyaratan Nilai dan nomenklatur
Nilai numerik harus disediakan dalam satuan yang secara umum dikenali oleh pengguna yang dimaksud; sebaiknya menggunakan nilai numerik yang sesuai dengan ISO 1000. Contohnya Nilai yang mewakili konsentrasi, isi, volume, hasil, interval referensi, parameter lingkungan.
Prosedur pemeriksaan dan analit harus dinamai dengan menggunakan istilah yang secara umum dikenal oleh pengguna yang dimaksud; dan lebih baik berdasarkan sumber yang diakui secara internasional.
Persyaratan Keadaan mikrobiologis
Keadaan mikrobiologis harus ditentukan, jika sesuai. Contohnya steril, dikontrol secara mikrobiologis dan sebagainya.
Persyaratan Instruksi penggunaan
Instruksi penggunaan harus disediakan kecuali jika produsen memperlihatkan dengan analisis risiko bahwa alat kesehatan IVD dapat digunakan dengan aman sebagaimana mestinya tanpa instruksi penggunaan. Untuk itu persyaratan manajemen risiko berdasarkan ISO 14971 akan berlaku. Peraturan nasional atau regional mungkin meminta instruksi penggunaan untuk semua alat kesehatan IVD.
Instruksi penggunaan harus ditulis menggunakan istilah-istilah yang dapat dipahami oleh pengguna yang dimaksud.
Urutan informasi yang disajikan dalam instruksi penggunaan harus ditentukan oleh produsen, dengan mempertimbangkan pengguna yang dimaksud.
Tanggal penerbitan atau revisi terakhir dari instruksi penggunaan dan nomor identifikasi harus diidentifikasi.
Instruksi penggunaan mungkin ada pada wadah luar, dalam manual operator atau digabungkan dengan instruksi penggunaan untuk instrumen, reagen atau sistem terkait. Petunjuk penggunaan, baik dalam format kertas atau non-kertas, harus disertakan bersama alat kesehatan IVD atau disediakan secara terpisah dari alat kesehatan dengan cara lain yang sesuai untuk pengguna yang dimaksud.
Distribusi petunjuk penggunaan dengan cara lain harus sesuai untuk pengguna yang dimaksud. Cara distribusi lain termasuk item berikut:
a. Organisasi servis / penjualan / pendukung;
b. Situs internet;
c. Sistem telefax;
d. Bank data elektronik;
e. Format kode yang dijelaskan dalam manual, misalnya Barcode, chip komputer.
Jika petunjuk penggunaan tidak disertakan bersama alat kesehatan, maka produsen harus memastikan bahwa pengguna mendapatkan hal hal berikut:
a. Instruksi tentang cara mendapatkan informasi;
b. Akses ke versi petunjuk penggunaan yang benar;
c. Informasi yang mencakup penanganan dan penyimpanan yang aman sebelum digunakan.
Persyaratan Perubahan terhadap alat kesehatan IVD
Produsen harus mempunyai cara sedemikian rupa sehingga dapat menarik perhatian pengguna terhadap setiap perubahan mengenai “intended use” dari alat kesehatan IVD, atau setiap perubahan mengenai informasi yang diperlukan untuk menggunakan alat kesehatan dengan benar dan aman, dan ke tempat informasi terkait dapat ditemukan.
“advisory notice” dapat dikeluarkan oleh produsen untuk memberikan informasi tambahan setelah pengiriman alat kesehatan IVD, dan / atau untuk memberi tahu tindakan apa yang harus dilakukan sehubungan dengan penggunaan, modifikasi, pengembalian atau penghancuran alat kesehatan IVD.
Klausul 7.2.3 ISO 13485 mengenai Komunikasi, akan berlaku. Organisasi harus merencanakan dan mendokumentasikan rencana untuk komunikasi dengan pelanggan dalam hubungannya dengan :
- Informasi produk;
- Enquiries, penanganan kontrak atau order, termasuk perubahan;
- Umpan balik pelanggan, termasuk keluhan;
- “advisory notice”
Persyaratan menyampaikan risiko residu
Pengguna harus diberi tahu tentang bahaya keselamatan yang diketahui dan risiko sisa. Untuk itu, persyaratan ISO 14971 dan IEC 62366 akan berlaku. Sebagai contoh, pernyataan peringatan dan kehati-hatian, batasan prosedur. Warnings and precautions dapat berbentuk simbol.
Situasi berbahaya/ “hazardous situation” yang dapat diakibatkan oleh kesalahan penggunaan/ use error, penyalahgunaan/ misuse yang dapat diperkirakan secara wajar dan penggunaan yang tidak direkomendasikan oleh produsen juga harus diidentifikasi.
Persyaratan Identifikasi komponen
Nama komponen harus diberikan secara konsisten dalam petunjuk penggunaan, wadah luar dan, jika ada, wadah langsung. Dalam hal kit reagen, maka setiap komponen harus diidentifikasi dengan nama, huruf, angka, simbol, warna atau gambar dengan cara yang sama di semua informasi yang disediakan oleh produsen.
Persyaratan Pendampingan
Pengguna harus diberi petunjuk tentang cara mendapatkan bantuan. Instruksi semacam itu dapat mengarahkan pengguna, misalnya, ke direktori nomor telepon, ke situs web perusahaan, atau sumber daya serupa lainnya, di mana informasi tentang akses ke bantuan lokal dapat diperoleh.
Bekasi, JanuarI 2021
Referensi:
- ISO 14971:2007 Medical devices — Application of risk management to medical devices
- ISO 13485:2016 Medical Devices – QMS – Requirements for regulatory purposes
- ISO 18113-1-2009 In vitro diagnostic medical devices — Information supplied by the manufacturer (labelling) — Part 1: Terms, definitions and general requirements